Jak pozyskać klientów do firmy sprzątającej: źródła B2B

To jeden z segmentów szerszego procesu z przewodnika po pozyskiwaniu klientów B2B. Tutaj zawężamy go do sprzątania: kto zamawia, skąd wziąć listę, ile jest przetargów i co napisać. Liczby pochodzą z rejestrów, każda z datą odczytu.

Jak pozyskać klientów do firmy sprzątającej: plan w 6 krokach

1. Wybierz 2-3 segmenty. Zarządcy, gabinety i nowe lokale mają inne potrzeby i terminy, więc każdy dostaje osobną wiadomość.
2. Ustal promień dojazdu ekipy i buduj listę dla jednego miasta.
3. Pobierz listę z CEIDG po kodzie PKD i mieście, a nowe spółki z Biuletynu KRS.
4. Dodaj sygnał: świeża rejestracja albo ogłoszenie o zamówieniu w BZP z terminem ofert.
5. Napisz jeden mail na segment: fakt ze źródłem, oferta (np. oględziny i wycena), jedno pytanie, stopka z rezygnacją.
6. Wyślij follow-up raz, po 4-5 dniach, i licz odpowiedzi osobno dla każdego segmentu.

Kto zamawia sprzątanie w modelu B2B?

Zamawia ten, kto ma lokal do utrzymania, a nie ten, kto ma pasujący kod PKD. Tabela pokazuje, kogo szukać i pod jakim kodem.

Liczby to aktywne wpisy w CEIDG z kodem przeważającym lub dodatkowym, cała Polska, odczyt 02-03.10.2026. Wpis nie zawsze jest osobną firmą, a jeden wpis ma zwykle kilka kodów, więc liczb nie sumuj. „Do” oznacza, że symbol istnieje też w PKD 2025 i liczba obejmuje wpisy z obu klasyfikacji. Kody sprawdzisz w wyszukiwarce PKD.

Wspólnot mieszkaniowych nie znajdziesz po PKD. Nie wymagają wpisu do CEIDG ani KRS, wystarczy im REGON (biznes.gov.pl), a publicznego rejestru wspólnot nie ma (rp.pl). Docieraj do nich przez zarządców, którzy zarządzają budynkami na zlecenie.

Skąd wziąć listę firm: CEIDG i KRS po PKD i mieście?

CEIDG obejmuje jednoosobowe działalności i wspólników spółek cywilnych. Bezpłatna wyszukiwarka na biznes.gov.pl służy do sprawdzania pojedynczych firm, a Hurtownia Danych CEIDG (bezpłatne konto) daje dane do pobrania po kodzie PKD, lokalizacji i statusie. KRS obejmuje spółki. Open API KRS nie filtruje po PKD, więc listę składasz z Biuletynu i odpisów, jak w tekście o nowych spółkach z KRS. Gotową bazę z kontaktami opisuje strona baza firm B2B.

Adres w CEIDG bywa adresem domowym, a nie lokalu do sprzątania. Przed wysyłką sprawdź stronę firmy i wizytówkę w Google Maps.

W OutreachPilot wpisujesz kod PKD i miasto, a wyszukiwarka pobiera firmy z CEIDG; kody 2007 i 2025 rozwija sama. Radar pokazuje nowe spółki z KRS, nowe działalności z CEIDG i wygrane przetargi, z datą i linkiem do źródła, ale nie pokazuje otwartych przetargów. W planie Free Radar pokazuje liczby i 3 zamaskowane przykłady. Znajdź firmy po kodzie PKD i mieście.

Ilu zarządców nieruchomości i konkurentów jest w Twoim mieście?

Lista musi starczyć na kampanię, więc policz ją przed startem.

Źródło: zestawienie OutreachPilot z CEIDG (API v3), aktywne wpisy z danym kodem i miastem. Zarządcy: zapis z 29.09.2026, firmy sprzątające: zapis z 7.07.2026. Liczby per kod z odczytu 02-03.10.2026 zobaczysz też na stronach kodów, np. 81.21.Z, a statystyki z miastami na stronach firm sprzątających i zarządców nieruchomości. Wpis to nie zawsze firma, a 81.21.Z to także Twoja konkurencja: w całym kraju ma do 81 781 aktywnych wpisów (02-03.10.2026). Wyróżni Cię więc segment i fakt, nie ogólna oferta. W Poznaniu 1 011 wpisów zarządców to przy 20 mailach dziennie ponad 50 dni roboczych pracy.

Jak ocenić, czy firma z listy ma lokal do sprzątania?

Rejestry nie podają powierzchni ani liczby pracowników, więc oceń to ręcznie na próbce. Weź 20 firm z listy i sprawdź: czy adres to biurowiec, lokal usługowy czy mieszkanie, czy firma ma kilka oddziałów, jak wygląda lokal na zdjęciach w Google Maps. Ten krok odsiewa adresy domowe i firmy bez lokalu, zanim wyślesz pierwszy mail. W biurowcu o sprzątanie części wspólnych zapytasz zarządcę budynku, a najemcę o jego własną przestrzeń.

Czy nowe firmy to dobry lead dla firmy sprzątającej?

Tylko część z nich. CEIDG nie podaje, czy firma ma lokal, a wiele jednoosobowych działalności pracuje bez biura. Filtruj więc nowe wpisy po kodach, które zwykle wiążą się z lokalem (gabinety, sklepy, gastronomia, hotele), i napisz w ciągu kilku tygodni od rejestracji. Nowy lokal to dwa momenty na sprzątanie: po remoncie i przed otwarciem.

To założenie robocze, nie pomiar. Sprawdź je na własnych odpowiedziach, oznaczając wiek firmy w dniu wysyłki. Nowe spółki z KRS to osobny segment, bo mają biura i zarząd; ich pobieranie opisaliśmy wyżej.

Jak znaleźć przetargi na sprzątanie w BZP?

Przetarg to nie cold mail: składasz ofertę zgodnie z ogłoszeniem, a mailem piszesz do firm prywatnych. Wyszukaj w BZP ogłoszenia o zamówieniu z kodem CPV 90910000-9 (usługi sprzątania), 90911200-8 (sprzątanie budynków) lub 90919200-4 (sprzątanie biur), a potem odfiltruj swoje województwo. Powierzchnię, częstotliwość i wymagania czytasz w dokumentach postępowania. BZP obejmuje zamówienia objęte ustawą Pzp, czyli od 170 000 zł (UZP); mniejsze zamówienia nie muszą się tam pojawiać.

Zmierzyliśmy skalę w API BZP (odczyt 4.10.2026):

W tytułach dominowały urzędy, sądy, prokuratury, uczelnie, pływalnie i ośrodki kultury. Ofertę trzeba więc mieć gotową w około dziesięć dni. Metoda: NoticeType=ContractNotice w mo-board/api/v1/notice; API przy zapytaniu o dany dzień zwraca też ogłoszenia z następnego, więc zdeduplikowaliśmy je po numerze. Główny kod CPV to pierwszy kod w ogłoszeniu. To zdjęcie trzech tygodni, nie roczny rozkład.

Radar OutreachPilot czyta ogłoszenia o wyniku, czyli kto wygrał i za ile, a nie ogłoszenia o zamówieniu. Przyda się do podglądu konkurencji; szczegóły są w tekście jak sprzedawać firmom po wygranym przetargu.

Jak napisać pierwszego maila do firmy, która może potrzebować sprzątania?

Pisz krótko: jeden fakt ze źródłem, jedna oferta, jedno pytanie. Przykład ilustracyjny dla nowego lokalu:

Temat: Sprzątanie lokalu po remoncie: wycena po oględzinach

Dzień dobry,

w CEIDG widzę, że {nazwa firmy} zarejestrowała działalność {data}
z kodem {PKD}, adres: {ulica, miasto}. Przy nowym lokalu zwykle są
dwa terminy sprzątania: po remoncie i przed otwarciem.

Sprzątamy lokale w {miasto}. Mogę przyjechać na oględziny i przesłać
wycenę w 2 dni robocze. Czy lokal jest już po remoncie?

Pozdrawiam,
{imię i nazwisko}, {firma}, NIP {NIP}, {adres}
Źródło danych: CEIDG. Nie chcesz kolejnych wiadomości? Odpisz „STOP”.

Pisz na adresy firmowe. Adres JDG to dane osobowe (RODO, w tym obowiązek informacyjny z art. 14), a marketing bezpośredni drogą elektroniczną reguluje art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, interpretowany różnie, zwłaszcza w B2B. Podstawę kontaktu ocenia nadawca, więc zobacz art. 398 PKE i RODO w cold mailingu B2B; to nie porada prawna. Cały proces kampanii opisuje strona o cold mailingu B2B.

Nie oczekuj dużej liczby odpowiedzi. W kampaniach klientów OutreachPilot odpowiedzi człowieka było 23 na 5 578 wysłanych maili, czyli 0,41% (przedział 95%: 0,27-0,62%, 28 kont, okno 4.07-1.10.2026). To próba z wielu branż, nie reprezentatywna dla rynku i nie dla sprzątania. Definicje podaje raport o cold mailingu w Polsce. Zaplanuj kampanię pod pojedyncze odpowiedzi na setki maili.

Co zrobić po odpowiedzi?

Umów oględziny, zmierz powierzchnię, ustal zakres i częstotliwość, a dopiero potem wyceń. Stawek za metr nie podajemy: nie mamy wiarygodnego źródła, a cena to Twoja decyzja. Zapisz, z którego segmentu i z jakiego sygnału przyszła odpowiedź, bo po kilku kampaniach zobaczysz, który segment warto powtórzyć.

Najczęstsze pytania

Jak pozyskać pierwszych klientów do firmy sprzątającej?

Zacznij od jednego segmentu w jednym mieście, np. zarządców nieruchomości. Zbuduj listę z CEIDG po kodzie 68.32.Z, napisz jeden mail z ofertą oględzin i wyślij follow-up po 4-5 dniach. Liczby klientów nie obiecujemy, bo zależy od oferty, ceny i listy.

Jaki kod PKD ma firma sprzątająca?

Niespecjalistyczne sprzątanie budynków to 81.21.Z, specjalistyczne 81.22.Z, pozostałe 81.29.Z. W PKD 2025 pierwszy kod zostaje (część wpisów przechodzi na 96.91.Z), a dwa pozostałe dzielą się na 81.22.A i 81.22.B oraz 81.23.A i 81.23.B. Bez zmiany rejestr przypisze 81.22.B i 81.23.B.

Jak znaleźć zarządców nieruchomości w moim mieście?

Filtruj CEIDG po kodzie 68.32.Z (w PKD 2025 to 68.32.B i 68.32.C) i mieście. W Krakowie to 1 337 aktywnych wpisów (zapis z 29.09.2026). Spółki zarządzające znajdziesz w KRS. Wspólnoty mają REGON, a nie wpis w CEIDG.

Czy można wysyłać mailem oferty sprzątania do firm?

Ocena podstawy kontaktu należy do nadawcy. Piszesz do adresów firmowych, podajesz nadawcę i źródło danych, dodajesz rezygnację i reagujesz na sprzeciw od ręki. Art. 398 PKE jest interpretowany różnie, a to materiał informacyjny, nie porada prawna.

Ile przetargów na sprzątanie jest w BZP?

W 15 dniach roboczych (14.09-02.10.2026) było 70 ogłoszeń o zamówieniu z głównym kodem CPV 9091, średnio 4,7 dziennie. Pomiar z API BZP z 4.10.2026 to zdjęcie trzech tygodni, nie roczna statystyka.

Podsumowanie

Klientów dla firmy sprzątającej szukaj tam, gdzie jest lokal do utrzymania: u zarządców, w gabinetach, sklepach, nowych lokalach i w ogłoszeniach BZP. Listę z rejestru i fakt w pierwszym zdaniu kontrolujesz sam, a wynik sprawdzaj osobno dla każdego segmentu. Opis oferty dla branży: OutreachPilot dla firm sprzątających. Chcesz zobaczyć, ile firm z Twoim kodem PKD jest w Twoim mieście? Załóż konto i wpisz kod w wyszukiwarce.

Źródła

Stan na 4 października 2026.

• Hurtownia Danych CEIDG, API v3, odczyt 02-03.10.2026 (liczby per kod PKD) i zestawienia OutreachPilot z CEIDG (miasta)
• CEIDG na biznes.gov.pl
• REGON dla podmiotów spoza CEIDG, KRS i RSPO, biznes.gov.pl
• Open API KRS, Ministerstwo Sprawiedliwości
• rp.pl: brak publicznego rejestru wspólnot mieszkaniowych, odczyt 4.10.2026
• Biuletyn Zamówień Publicznych i API BZP, odczyt 4.10.2026
• UZP: próg stosowania Pzp od 1.01.2026
• GUS: klucze powiązań PKD 2007 i PKD 2025
• TED: wspólny słownik zamówień (CPV)