Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych - kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych odbywa się bezpośrednio z administratorem na powyższy adres email.

W zależności od sposobu korzystania z serwisu, możemy przetwarzać:

• Lista oczekujących (waitlista): adres email
• Konto użytkownika: adres email, hasło (zaszyfrowane), nazwa firmy (opcjonalnie), NIP (opcjonalnie do faktur)
• Konta email do wysyłki: adres email, dane SMTP/IMAP lub tokeny OAuth (zaszyfrowane przed zapisem w bazie)
• Bazy leadów importowane lub wyszukiwane na Twoje żądanie: dane firm B2B i osób kontaktowych (nazwa firmy, NIP, REGON, email, telefon, adres, strona www, statusy kampanii, treść korespondencji) - przetwarzamy je w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający (patrz pkt 10 oraz osobny dokument DPA)
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, język, znaczniki czasu logowań - wyłącznie do bezpieczeństwa i diagnostyki
• Dane płatnicze: obsługujemy je przez Stripe - nie przechowujemy danych kart płatniczych w naszej infrastrukturze
• Dane analityczne (po wyrażeniu zgody): Google Analytics 4 oraz Vercel Analytics zbierają anonimowe dane o ruchu na stronie publicznej

• Konto użytkownika i dane operacyjne: przez czas trwania umowy oraz do momentu jego usunięcia przez użytkownika
• Dane do rozliczeń (rachunki, KPiR, JPK): 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej)
• Lista oczekujących / newsletter: do momentu wycofania zgody
• Logi techniczne i bezpieczeństwa: 90 dni
• Dane analityczne (GA4): 14 miesięcy (zgodnie z domyślną konfiguracją Google)
• Dane leadów B2B: przetwarzane w imieniu użytkownika przez czas korzystania z usługi; usuwane po usunięciu konta, na żądanie użytkownika albo zgodnie z obowiązującą konfiguracją retencji

Na mocy RODO przysługuje Ci prawo do:

• Dostępu do swoich danych (art. 15)
• Sprostowania danych (art. 16)
• Usunięcia danych - „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17)
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• Przenoszenia danych - eksport w formacie maszynowym (art. 20)
• Sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21)
• Wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3)
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl)

W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z nami: kontakt@outreachpilot.pl. Większość praw (eksport, usunięcie konta) możesz zrealizować samodzielnie z poziomu Ustawień konta. Odpowiadamy w terminie 30 dni.

Korzystamy z dostawców infrastruktury, którzy w zależności od usługi działają jako podmioty przetwarzające, odrębni administratorzy albo współadministratorzy w zakresie wymaganym przez własne regulaminy i przepisy. Dane przekazujemy tylko w zakresie potrzebnym do działania OutreachPilot:

Jeżeli dane trafiają poza EOG, stosujemy dostępne mechanizmy legalizujące transfer, w szczególności standardowe klauzule umowne (SCC), EU-US Data Privacy Framework (DPF) lub inne mechanizmy przewidziane przez RODO. Zakres transferu zależy od konkretnej funkcji i dostawcy.

Wykorzystujemy następujące kategorie plików cookies:

• Niezbędne - wymagane do działania serwisu (logowanie, sesja, CSRF, preferencje banneru cookies). Nie wymagają zgody.
• Analityczne - Google Analytics 4 oraz Vercel Analytics. Ładowane wyłącznie po wyrażeniu zgody w bannerze cookies. Możesz w każdej chwili wycofać zgodę usuwając plik cookie op-cookie-consent w przeglądarce lub klikając „Ustawienia cookies” w stopce.

Nie używamy cookies marketingowych ani profilujących na potrzeby reklamy zewnętrznej.

• Szyfrowanie połączeń TLS 1.3
• Hasła użytkowników zaszyfrowane algorytmem bcrypt (Supabase Auth - argon/bcrypt)
• Hasła SMTP/IMAP oraz tokeny OAuth do kont email szyfrowane symetrycznie (AES-256-GCM) przed zapisem w bazie
• Row-Level Security (RLS) w bazie danych - izolacja danych między kontami
• Regularne kopie zapasowe (Supabase point-in-time recovery)

Nie podejmujemy w sposób zautomatyzowany decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne ani istotnie wpływających na Ciebie w rozumieniu art. 22 RODO. Algorytmy AI służą wyłącznie do generowania sugestii treści wiadomości - finalna decyzja o wysyłce zawsze należy do użytkownika.

Bazy leadów importowane, wyszukiwane lub wykorzystywane przez Ciebie w kampaniach (dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą lub osób kontaktowych w firmach) przetwarzamy w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający. Warunki powierzenia regulowane są przez osobny dokument: Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA), którą akceptujesz w momencie rejestracji konta i rozpoczęcia korzystania z funkcji wyszukiwania, importu, zapisu leadów lub wysyłki.

Jako użytkownik jesteś administratorem danych leadów i odpowiadasz za legalność źródeł danych, podstawę prawną kontaktu, obowiązek informacyjny, obsługę sprzeciwów i zgodność kampanii z RODO oraz Prawem komunikacji elektronicznej.

OutreachPilot nie decyduje o celu Twoich kampanii, doborze odbiorców, podstawie prawnej wysyłki ani dalszym wykorzystaniu danych leadów przez Ciebie. Przetwarzamy te dane technicznie na Twoje polecenie w zakresie potrzebnym do działania serwisu.

O istotnych zmianach polityki prywatności poinformujemy z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą mailową na adres przypisany do konta.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: kontakt@outreachpilot.pl