OutreachPilot.pl
Zacznij za darmoZacznij

Czy cold mailing jest legalny w Polsce w 2026 roku?

PrawoAktualizacja: Kacper Rękawek14 min czytania

Cold mail z ofertą do firmy jest w Polsce w 2026 roku dopuszczalny tylko za uprzednią zgodą odbiorcy: od 10 listopada 2024 r. wymaga jej art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, także wobec spółek i jednoosobowych działalności. Zgodę można wyrazić m.in. przez udostępnienie adresu w celu otrzymywania informacji handlowej; samej obecności adresu w CEIDG czy na stronie firmy nie traktujemy jako zgody (nasza wykładnia). Za wysyłkę bez zgody Prezes UKE nakłada karę do 3% przychodu z poprzedniego roku albo do 1 mln zł, kwota wyższa. Stan prawny na 29.10.2026, opracowanie OutreachPilot.pl.

Krótka odpowiedź

Art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej zakazuje wysyłania informacji handlowej e-mailem bez uprzedniej zgody odbiorcy, także gdy odbiorcą jest spółka albo JDG. Przepis obowiązuje od 10 listopada 2024 r., a karę do 3% przychodu albo do 1 mln zł, kwota wyższa, nakłada Prezes UKE (art. 446 ust. 5). Przy adresach osób fizycznych dochodzi RODO. Sporne jest, czy wolno mailem poprosić o zgodę. Stan prawny na 29.10.2026.

Stan prawny na 29.10.2026. To nie jest porada prawna
Opracowanie redakcji OutreachPilot.pl. W treści przewodnika każde zdanie o prawie ma przypis do źródła pierwotnego: tekstu ustawy w ISAP, RODO w EUR-Lex, orzeczenia w bazie sądu albo dokumentu organu. Wszystkie źródła otworzyliśmy i przeczytaliśmy 29.10.2026 (lista na końcu). Tekst nie zastępuje porady prawnej: podstawę kontaktu dla własnej kampanii oceń z prawnikiem.

Ten przewodnik odpowiada na ogólne pytanie: czy w Polsce wolno wysłać cold mail do firmy i co zmieniło się po wejściu w życie Prawa komunikacji elektronicznej. Węższe pytania mają osobne przewodniki: o pierwszym mailu handlowym bez zgody i mailu z prośbą o zgodę, o mailach ofertowych do JDG na adres z CEIDG oraz o RODO w cold mailingu (uzasadniony interes, informacja z art. 14, sprzeciw). Cały proces, od bazy po follow-upy, opisuje cold mailing B2B: poradnik krok po kroku 2026.

Odpowiedź w trzech zdaniach (stan prawny na 29.10.2026)

  1. Mail z ofertą do firmy wymaga uprzedniej zgody odbiorcy, bo art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej (PKE) zakazuje przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, do abonenta lub użytkownika końcowego, który wcześniej się na to nie zgodził.[1]
  2. Przepis obowiązuje od 10 listopada 2024 r., nie wyłącza spółek ani jednoosobowych działalności, a za jego naruszenie Prezes UKE nakłada karę do 3% zeszłorocznego przychodu albo do 1 000 000 zł, przy czym stosuje się kwotę wyższą.[1][8]
  3. Jeśli adres wskazuje osobę fizyczną, niezależnie obowiązuje RODO: podstawa przetwarzania, informacja z art. 14 w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a najpóźniej przy pierwszej wiadomości, i respektowanie sprzeciwu.[5]

Sporne pozostaje przede wszystkim to, czy wolno mailem poprosić o zgodę (opisujemy to niżej).[10][11] Opracowanie OutreachPilot.pl, stan prawny na 29.10.2026.

Co jest pewne

W tej tabeli jest tylko to, co wynika wprost z tekstu przepisów albo z prawomocnego wyroku. Gdy powołujemy stanowisko urzędu, piszemy to wprost: stanowisko organu wyjaśnia przepis, ale nie wiąże sądu.

Co wiemyPodstawa
Od 10.11.2024 r. art. 398 PKE wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego na informację handlową przesyłaną za pomocą telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, w tym e-mailem.tekst ustawy; e-mail wprost wymienia Ministerstwo Cyfryzacji[1][8]
Art. 398 PKE zastąpił art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: UŚUDE) i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego: art. 10 uchylono, a Prawo telekomunikacyjne, w tym art. 172, straciło moc 10.11.2024 r. (wyjątki z art. 68 ust. 2 i 3 ustawy wprowadzającej nie obejmują art. 172).tekst ustaw; opis zmiany: Ministerstwo Cyfryzacji[2][4][8]
Ustawa nie ogranicza ochrony do konsumentów ani do osób fizycznych: użytkownikiem końcowym jest każdy podmiot, który korzysta z publicznie dostępnej usługi dla własnych potrzeb.tekst ustawy; tak samo czytają go Ministerstwo Cyfryzacji i Prezes UODO[1][8][9]
Zgodę można wyrazić przez udostępnienie adresu w celu otrzymywania informacji handlowej, a do jej uzyskania stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych, czyli RODO.tekst ustawy i RODO[1][5]
Kara Prezesa UKE: do 3% przychodu z poprzedniego roku albo do 1 000 000 zł, stosuje się kwotę wyższą.tekst ustawy[1]
Wysyłka bez zgody jest też wykroczeniem: grzywna od 20 do 5000 zł, ściganie na żądanie pokrzywdzonego.tekst ustaw[1][6]
Naruszenie art. 398 ust. 1 PKE jest czynem nieuczciwej konkurencji.tekst ustaw[1][7]
NSA prawomocnie uznał, że spółka pobierająca dane jednoosobowych działalności z CEIDG do celów komercyjnych musiała wykonać obowiązek informacyjny z art. 14 RODO, a wyjątek „niewspółmiernie dużego wysiłku” interpretuje się ściśle.prawomocny wyrok NSA[12][13]
Nowelizacja z 4.09.2026 r., która wchodzi w życie 6.11.2026 r., nie zmienia art. 398, 446 ani 448 PKE ani definicji informacji handlowej.tekst ustawy, nasza lektura[3]

Co jest sporne albo nierozstrzygnięte

Tu przepis nie daje jednoznacznej odpowiedzi albo brakuje orzeczeń. Podajemy obie strony i status każdego rozstrzygnięcia. „Nieprawomocny” znaczy, że strona może je jeszcze zaskarżyć i sprawa nie jest zakończona.

1. Czy wolno mailem poprosić o zgodę?

  • Przeciw, sąd: Sąd Apelacyjny w Warszawie uznał SMS z pytaniem o zgodę na kontakt doradcy w sprawie przeniesienia numeru za informację handlową i marketing bezpośredni, bo wskazywał cel kontaktu i co najmniej pośrednio promował nadawcę.[10] Wyrok z 12.12.2019 r. (prawomocny) dotyczył przepisów sprzed PKE, ale definicja informacji handlowej z UŚUDE obowiązuje dalej przez odesłanie w art. 398.[1][4][10]
  • Przeciw, organ: Ministerstwo Cyfryzacji pisze, że nie jest dozwolony kontakt wykonywany na potrzeby uzyskania zgody, i powołuje się na decyzje Prezesa UKE i Prezesa UOKiK.[8][9] To stanowisko organu, nie przepis.
  • Przeciw, organ: Prezes UOKiK decyzją nr RŁO 1/2026 z 24.07.2026 r. uznał telefony umawiające spotkania handlowe za marketing bezpośredni, a w komunikacie dodał, że zgody nie można uzyskać dopiero w trakcie rozmowy marketingowej.[15][16] Decyzja dotyczy telefonów do konsumentów i nie jest prawomocna.[16]
  • Za, sąd: Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że połączenie z przedsiębiorcą z CEIDG tylko po to, by zapytać, czy zgadza się na przedstawienie oferty, nie było marketingiem bezpośrednim w rozumieniu art. 172 Prawa telekomunikacyjnego.[11] Wyrok z 17.06.2025 r. (II SA/Wa 1971/24) jest nieprawomocny, zapadł ze zdaniem odrębnym jednego z sędziów i dotyczy przepisów sprzed PKE.[11]

W źródłach sprawdzonych 29.10.2026 nie znaleźliśmy rozstrzygnięcia, które pod rządami PKE oceniałoby e-mail zawierający wyłącznie prośbę o zgodę. Argumenty obu stron rozwijamy w przewodniku czy można wysłać pierwszy mail handlowy do firmy bez jej zgody.

2. Czy RODO pozwala użyć danych z CEIDG, żeby zapytać o zgodę?

  • Prezes UODO w decyzji z września 2024 r., opisanej w wyroku II SA/Wa 1971/24, uznał, że kontakt z osobą niepowiązaną z bankiem tylko po to, by uzyskać zgodę na przedstawienie oferty, nie mieści się w prawnie uzasadnionym interesie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.[11]
  • WSA w Warszawie uznał odwrotnie: wykorzystanie danych kontaktowych z CEIDG, żeby zapytać o zgodę na ofertę, mieści się w tej podstawie, i uchylił upomnienie dla banku. Wyrok jest nieprawomocny.[11]
  • W innej sprawie Prezes UODO decyzją z 16.02.2026 r. (DS.523.1901.2022) odmówił uwzględnienia wniosku przedsiębiorcy, który skarżył się na spółkę pozyskującą dane firm z CEIDG i REGON do swoich produktów.[14] Spółka oparła się na uzasadnionym interesie i wykazała, że 28.12.2020 r. wysłała mu e-mailem informację z art. 14 RODO.[14] Decyzja jest nieprawomocna i dotyczy obowiązku informacyjnego, a nie zgody z art. 398 PKE.[14]

3. Brak orzecznictwa o e-mailach do firm pod rządami PKE

  • Prezes UKE w piśmie z 23.09.2025 r. ocenił, że praktyka stosowania przepisów o niezamówionej informacji handlowej, w tym art. 398 PKE, rodzi szereg wyzwań interpretacyjnych oraz egzekucyjnych.[9]
  • Przed zmianą prawa Prezes UKE decyzją z 30.06.2024 r. nałożył na Polkomtel 2,85 mln zł kary, m.in. za 1 021 256 e-maili marketingowych wysłanych bez uprzedniej zgody w okresie od 1.01.2020 r. do 30.04.2021 r.[9] Znamy tę decyzję z pisma UKE przytoczonego przez ministerstwo; nie ustaliliśmy, czy jest prawomocna.
  • Do 29.10.2026 nie znaleźliśmy opublikowanej decyzji Prezesa UKE ani wyroku, które na podstawie art. 398 PKE oceniałyby cold mail wysłany do firmy. To wynik naszego przeglądu, nie dowód, że takich rozstrzygnięć nie ma.

Co mówi art. 398 PKE i czym jest zgoda

Ustawa z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221, tekst w ISAP) weszła w życie 10 listopada 2024 r.[1] Art. 398 ma cztery ustępy.[1]

  1. Ust. 1, zakaz: zakazane jest używanie automatycznych systemów wywołujących oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, w szczególności w ramach usług komunikacji interpersonalnej, do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, do abonenta lub użytkownika końcowego, „chyba że uprzednio wyraził on na to zgodę”.[1]
  2. Ust. 2, forma zgody: zgodę można wyrazić przez udostępnienie identyfikującego odbiorcę adresu elektronicznego w celu przesyłania informacji handlowej na ten adres.[1]
  3. Ust. 3, koszt: wysyłka nie może odbywać się na koszt odbiorcy.[1]
  4. Ust. 4, nieuczciwa konkurencja: naruszenie zakazu z ust. 1 jest czynem nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.[1]

Pojęcia, od których zależy odpowiedź

  • Informacja handlowa to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy (art. 2 pkt 2 UŚUDE).[4] Definicja wyłącza m.in. informację umożliwiającą porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą.[4] Mail z ofertą, cennikiem albo zaproszeniem na prezentację produktu promuje towary lub usługi nadawcy.[4]
  • Marketing bezpośredni ustawa traktuje jako część informacji handlowej („w tym marketingu bezpośredniego”), więc obie formy wymagają tej samej zgody.[1][9]
  • Abonent to strona umowy z dostawcą usług komunikacji elektronicznej (art. 2 pkt 1 PKE), a użytkownik końcowy to podmiot korzystający z publicznie dostępnej usługi komunikacji elektronicznej dla własnych potrzeb (art. 2 pkt 86 PKE).[1]
  • Telekomunikacyjne urządzenie końcowe to urządzenie przeznaczone do podłączenia bezpośrednio lub pośrednio do zakończenia sieci (art. 2 pkt 71 PKE), czyli także komputer i smartfon, na które przychodzi e-mail.[1]
  • Zgoda uprzednia to zgoda, która istnieje przed wysłaniem pierwszej wiadomości.[1] Do jej uzyskania stosuje się odpowiednio RODO (art. 400 PKE): zgoda to dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli (art. 4 pkt 11 RODO), a jej wycofanie musi być równie łatwe jak wyrażenie (art. 7 ust. 3 RODO).[1][5]

Co organy mówią o treści zgody

  • Prezes UODO: zgoda ma być konkretna, czyli poza podmiotem, któremu jej udzielono, określać cel i kanał komunikacji.[9]
  • Ministerstwo Cyfryzacji: zgodę udziela się osobno na każdy kanał, a przedsiębiorca musi umieć wykazać zgodę na każdy z nich; zgoda na telefon nie obejmuje e-maila.[8][9]
  • Prezes UOKiK (o konsumentach): zgoda ma być uzyskana przed kontaktem, a konsument powinien wiedzieć, kto chce się z nim kontaktować, w jakim celu i jakim kanałem.[16]
Adres w rejestrze a zgoda: nasza wykładnia
Ust. 2 mówi o udostępnieniu adresu w celu przesyłania informacji handlowej.[1] Wpis w CEIDG, KRS albo adres na stronie firmy sam takiego celu nie wskazuje, a organy wymagają, by zgoda określała podmiot, cel i kanał.[9] Dlatego nie traktujemy publicznego adresu jako zgody. To nasza wykładnia, nie rozstrzygnięcie sądu. Szczegóły dla jednoosobowych działalności opisujemy w przewodniku czy można wysyłać maile ofertowe do JDG na adres z CEIDG.

Prawo komunikacji elektronicznej a cold mailing B2B: co się zmieniło 10 listopada 2024 r.

Przed 10 listopada 2024 r. obowiązek zgody był rozłożony na dwie ustawy.[8] Ustawa wprowadzająca PKE uchyliła art. 10 i art. 24 UŚUDE (art. 26 pkt 3 i 5) oraz Prawo telekomunikacyjne, w tym jego art. 172 (art. 68 ust. 1; wyjątki z ust. 2 i 3 nie dotyczą art. 172), a w ich miejsce weszły art. 398 i 448 PKE.[1][2]

KwestiaDo 9 listopada 2024 r.Od 10 listopada 2024 r.
Przepisart. 10 UŚUDE (informacja handlowa e-mailem) i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego (marketing bezpośredni z użyciem urządzeń końcowych)[4][15]jeden art. 398 PKE[1]
Kogo chroni zakaz e-mailowyart. 10 ust. 1 UŚUDE: informacja „skierowana do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną”[4]abonenta lub użytkownika końcowego, bez ograniczenia do osób fizycznych[1][8]
Zakresinformacja handlowa i, osobno, marketing bezpośredni[4][8]informacja handlowa „w tym marketing bezpośredni”, jedna zgoda[1][9]
Wykroczenieart. 24 UŚUDE: grzywna, ściganie na wniosek pokrzywdzonego[4]art. 448 PKE: grzywna, ściganie na żądanie pokrzywdzonego[1]
Kara administracyjnaPrezes UKE na podstawie Prawa telekomunikacyjnego (przykłady kar w odpowiedzi na interpelację nr 12182)[9]Prezes UKE: do 3% przychodu albo do 1 000 000 zł, kwota wyższa (art. 446 ust. 5 PKE)[1]

Najważniejsza zmiana dla B2B: zakaz z dawnego art. 10 UŚUDE dotyczył tylko odbiorcy będącego osobą fizyczną, więc nie obejmował maila na ogólny adres spółki.[4] Art. 398 PKE takiego ograniczenia nie ma.[1] Ministerstwo Cyfryzacji w odpowiedzi na interpelację nr 12162 (30.09.2025) pisze, że ochronę rozszerzono na wszystkie osoby fizyczne, w tym jednoosobowe działalności, oraz na jednostki organizacyjne, np. spółki kapitałowe, fundacje i uczelnie, i że dla obowiązku zgody nie ma znaczenia, czy kontakt odbywa się e-mailem, czy telefonicznie.[8]

Czy zgoda jest potrzebna także przy mailu do firmy?

Tekst art. 398 nie robi wyjątku dla firm: chroni abonenta i użytkownika końcowego, a tym jest każdy podmiot korzystający z usługi dla własnych potrzeb.[1] Prezes UODO w piśmie z 25.09.2025 r. wskazał, że zgoda dotyczy nie tylko konsumentów, ale także przedsiębiorców, i że nowe przepisy blokują tak zwane zimne kontakty: cold calling i cold mailing.[9] To stanowiska organów; wyroku, który rozstrzygałby tę kwestię pod rządami PKE, nie znaleźliśmy (patrz sekcja o sporach).

Rodzaj adresu (biuro@, kontakt@ czy imię.nazwisko@) nie zmienia wymogu z art. 398, bo przepis nie ogranicza ochrony do osób fizycznych.[1] Rodzaj adresu ma znaczenie dla RODO: adres imienny i adres jednoosobowej działalności zwykle pozwalają zidentyfikować konkretną osobę, a informacja o możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej to dana osobowa (art. 4 pkt 1 RODO).[5]

Co grozi za cold mail bez zgody

  • Kara pieniężna Prezesa UKE. Używanie urządzeń końcowych do przesyłania informacji handlowej bez uprzedniej zgody podlega karze (art. 444 ust. 1 pkt 81 PKE).[1] Kara wynosi do 3% przychodu z poprzedniego roku kalendarzowego albo do 1 000 000 zł, stosuje się kwotę wyższą, a Prezes UKE bierze pod uwagę charakter i zakres naruszenia (art. 446 ust. 5 PKE).[1]
  • Wykroczenie. Kto przesyła informacje handlowe środkami komunikacji elektronicznej bez uprzedniej zgody, podlega karze grzywny, a ściganie następuje na żądanie pokrzywdzonego (art. 448 ust. 1 i 2 PKE).[1] Ustawa nie podaje kwoty, więc stosuje się ogólną zasadę Kodeksu wykroczeń: grzywna od 20 do 5000 zł (art. 24 § 1 w związku z art. 48 Kodeksu wykroczeń).[6]
  • Nieuczciwa konkurencja. Naruszenie zakazu jest czynem nieuczciwej konkurencji (art. 398 ust. 4 PKE).[1] Przedsiębiorca, którego interes został zagrożony lub naruszony, może żądać m.in. zaniechania niedozwolonych działań, usunięcia ich skutków i naprawienia szkody (art. 18 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).[7]
  • Postępowanie Prezesa UODO, jeśli przetwarzasz dane osobowe bez podstawy albo bez informacji z art. 14 RODO.[11][12] W sprawie Bisnode Prezes UODO nałożył w 2019 r. ponad 943 tys. zł kary za brak takiej informacji wobec osób, których dane spółka pobrała z rejestrów publicznych.[12][13] WSA w Warszawie uchylił punkt decyzji nakładający karę (organ ma ponownie ocenić, czy i w jakiej wysokości ją nałożyć) oraz nakaz wobec osób, które prowadziły działalność w przeszłości, a w pozostałej części skargę oddalił. NSA oddalił skargę kasacyjną spółki od tej części wyroku, więc obowiązek informacyjny wobec osób prowadzących działalność albo mających ją zawieszoną jest przesądzony prawomocnie.[12][13]
  • Prezes UOKiK działa, gdy praktyka narusza zbiorowe interesy konsumentów.[15] Decyzją nr RŁO 1/2026 z 24.07.2026 r. nałożył 308 728 zł kary na spółkę i 100 000 zł na jej prezesa za telefony marketingowe do konsumentów bez zgody; decyzja nie jest prawomocna.[15][16] Telefony opisujemy w przewodniku czy cold calling jest legalny w Polsce: art. 398 PKE i praktyka.

Co z RODO

RODO i PKE działają niezależnie: RODO dotyczy przetwarzania danych osobowych, a art. 398 PKE samego przesłania informacji handlowej.[1][5] Jeśli adres wskazuje osobę fizyczną, potrzebujesz podstawy przetwarzania.[5] Może nią być prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a motyw 47 RODO pozwala uznać za taki interes marketing bezpośredni, pod warunkiem dokładnej oceny, czy odbiorca może się rozsądnie spodziewać takiego przetwarzania.[5]

  • Informacja z art. 14 RODO (gdy dane pochodzą z innego źródła niż odbiorca): w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a jeśli dane służą do kontaktu, najpóźniej przy pierwszej wiadomości (art. 14 ust. 3).[5]
  • Sprzeciw: po sprzeciwie wobec marketingu bezpośredniego danych nie wolno już do niego przetwarzać (art. 21 ust. 2 i 3), a o prawie sprzeciwu informujesz najpóźniej przy pierwszej komunikacji, wyraźnie i odrębnie od innych informacji (art. 21 ust. 4).[5]
  • Uzasadniony interes nie jest zgodą: art. 398 PKE wymaga zgody, a zgoda w rozumieniu RODO to okazanie woli przez osobę, której dane dotyczą.[1][5]

Test równowagi, wzór klauzuli i obsługę sprzeciwu opisujemy w przewodniku RODO w cold mailingu B2B: uzasadniony interes, informacja z art. 14 i sprzeciw.

Co powinna zawierać wiadomość, gdy masz już zgodę

  1. Oznaczenie informacji handlowej i nadawcy: informacja handlowa ma być wyraźnie wyodrębniona i oznaczona oraz zawierać oznaczenie podmiotu, na którego zlecenie jest rozpowszechniana, i jego adresy elektroniczne (art. 9 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 UŚUDE).[4]
  2. Informację z art. 13 albo 14 RODO, jeśli piszesz do osoby fizycznej: administrator, cel i podstawa, źródło danych (przy art. 14), okres przechowywania, prawa odbiorcy.[5]
  3. Prosty sposób rezygnacji: o prawie sprzeciwu informujesz wyraźnie i odrębnie od innych informacji (art. 21 ust. 4 RODO), a wycofanie zgody ma być równie łatwe jak jej wyrażenie (art. 7 ust. 3 RODO w związku z art. 400 PKE).[1][5]
  4. Brak kosztu po stronie odbiorcy: wysyłka nie może odbywać się na jego koszt (art. 398 ust. 3 PKE).[1]

Gotowy wzór stopki znajdziesz w przewodniku stopka cold maila B2B, a konfigurację domeny, bez której mail częściej trafia do spamu albo zostaje odrzucony, w przewodniku SPF, DKIM i DMARC krok po kroku.

Jak pomaga OutreachPilot.pl

OutreachPilot.pl wysyła kampanie z Twojej skrzynki: Gmail i Google Workspace (hasło aplikacji) albo polska poczta lub hosting przez SMTP i IMAP. Każdy mail ma link do wypisu i nagłówek List-Unsubscribe, sekwencja zatrzymuje się po odpowiedzi, a adresy wypisane i twarde zwroty trafiają na listę wykluczeń. Przy każdym leadzie zapisujemy źródło i datę pozyskania, a pierwszy mail kampanii może zawierać krótką informację z art. 14 RODO. Narzędzie nie zbiera za Ciebie zgód z art. 398 PKE i nie ocenia podstawy kontaktu: ta decyzja należy do nadawcy. Jak wygląda cały proces, pokazujemy na stronie program do cold mailingu, a porównanie z zewnętrzną obsługą na stronie agencja cold email czy własne narzędzie.

Checklista przed kampanią

  1. Masz uprzednią zgodę każdego odbiorcy na informację handlową e-mailem i umiesz ją wykazać (data, źródło, treść).[1][9]
  2. Zgoda wskazuje Ciebie jako nadawcę, cel i kanał e-mail.[9]
  3. Przy adresach osób fizycznych masz podstawę z RODO i udokumentowaną ocenę uzasadnionego interesu albo zgodę.[5]
  4. Informację z art. 14 RODO przekazujesz w terminie z art. 14 ust. 3, najpóźniej w pierwszej wiadomości, a o prawie sprzeciwu informujesz wyraźnie i odrębnie.[5]
  5. Każdy mail ma działający link do wypisu, a wypisane adresy trafiają na listę wykluczeń.
  6. Wiadomość oznacza nadawcę i jego adresy elektroniczne.[4]
  7. Nie używasz baz, których pochodzenia i zgód nie możesz wykazać.[9][16]
  8. Prowadzisz rejestr czynności przetwarzania, jeśli nie obejmuje Cię wyjątek z art. 30 ust. 5 RODO (wyjątek nie działa m.in. przy przetwarzaniu, które nie ma charakteru sporadycznego).[5]
  9. Domena ma poprawne SPF, DKIM i DMARC, a wolumen rośnie stopniowo.
  10. Masz procedurę obsługi żądań z RODO: kto odpowiada i w jakim terminie (co do zasady miesiąc, art. 12 ust. 3).[5]

Najczęstsze pytania

Czy cold mailing jest legalny w Polsce w 2026 roku?

Art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej zakazuje przesyłania informacji handlowej e-mailem do abonenta lub użytkownika końcowego bez jego uprzedniej zgody, także gdy odbiorcą jest firma.[1][8] Przepis obowiązuje od 10 listopada 2024 r., a za jego naruszenie Prezes UKE nakłada karę do 3% przychodu albo do 1 mln zł, przy czym stosuje się kwotę wyższą.[1] Przy adresach osób fizycznych dochodzą obowiązki z RODO.[5] Sporne pozostaje, czy wolno mailem poprosić o zgodę.[10][11]

Czy można wysłać pierwszy mail handlowy do firmy bez jej zgody?

Nie, jeśli mail jest informacją handlową, czyli choćby pośrednio promuje towary, usługi lub wizerunek nadawcy.[1][4] Art. 398 ust. 1 PKE wymaga zgody uprzedniej, czyli wyrażonej przed wysyłką, i nie robi wyjątku dla firm.[1] Sporny pozostaje mail zawierający wyłącznie prośbę o zgodę, który omawiamy w przewodniku o art. 398 PKE.[10][11]

Czy można wysyłać maile ofertowe do JDG na adres z CEIDG?

Nie bez uprzedniej zgody przedsiębiorcy, bo art. 398 PKE chroni także jednoosobowe działalności.[1][8] Art. 398 ust. 2 wiąże zgodę z udostępnieniem adresu w celu otrzymywania informacji handlowej, a sam wpis w rejestrze takiego celu nie wskazuje; to nasza wykładnia, zbieżna ze stanowiskiem UODO o konkretnej zgodzie.[1][9] Adres JDG jest też daną osobową, a NSA prawomocnie potwierdził, że kto pobiera dane przedsiębiorców z CEIDG, musi wykonać obowiązek informacyjny z art. 14 RODO.[5][12]

Prawo komunikacji elektronicznej a cold mailing B2B: co się zmieniło?

Od 10 listopada 2024 r. art. 398 PKE zastąpił art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego.[1][2] Dawny art. 10 chronił przed niezamówioną informacją handlową tylko odbiorcę będącego osobą fizyczną, a art. 398 chroni każdego abonenta i użytkownika końcowego, także spółkę.[1][4][8] Karę do 3% przychodu albo 1 mln zł nakłada Prezes UKE.[1]

Czy uzasadniony interes z RODO wystarczy, żeby wysłać cold mail?

Nie: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) może być podstawą przetwarzania danych osobowych, ale nie jest zgodą, której wymaga art. 398 PKE.[1][5] RODO dotyczy danych, a PKE samego przesłania informacji handlowej, więc nadawca musi spełnić wymogi obu aktów.[1][5]

Czy mogę kupić bazę leadów i do niej wysyłać?

Kupiona baza nie daje zgody na Twoje oferty, jeśli nie możesz wykazać, że każdy adresat zgodził się na informację handlową właśnie od Ciebie i e-mailem.[9][16] Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje, że korzystanie z zakupionej bazy nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązków z ustawy.[9] Prezes UOKiK w nieprawomocnej decyzji z 24 lipca 2026 r. ukarał spółkę, która dzwoniła do konsumentów z numerów z kupionych baz i nie wykazała ich zgody na kontakt właśnie od niej.[15][16]

Czy zmiana ustawy, która wchodzi w życie 6 listopada 2026 r., zmienia zasady cold mailingu?

Według naszej lektury nie: ustawa z 4 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1296) dostosowuje ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną i PKE do aktu o usługach cyfrowych.[3] Nie zmienia art. 398, 446 ani 448 PKE ani definicji informacji handlowej z art. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.[3][4]

Źródła (sprawdzone 29.10.2026)

Każde źródło otworzyliśmy i przeczytaliśmy 29.10.2026. Stanowiska ministerstwa i urzędów to wyjaśnienia organów, a nie przepisy; orzeczenia nieprawomocne mogą się jeszcze zmienić.

Opracowanie: redakcja OutreachPilot.pl, stan prawny na 29 października 2026 r. Materiał informacyjny. To nie jest porada prawna.

Uwaga prawna

Materiał ma charakter edukacyjny i informacyjny. Nie stanowi porady prawnej w rozumieniu art. 4 ustawy o świadczeniu pomocy prawnej. W konkretnych sprawach skonsultuj się z radcą prawnym lub adwokatem. Stan prawny: październik 2026 r. Autor nie ponosi odpowiedzialności za skutki zastosowania informacji w indywidualnych sytuacjach.

Darmowy kurs mailowy

Cold mailing po polsku w 7 dni

Wiedza z tego poradnika ułożona w 7 lekcji po ~3 minuty: fundament techniczny, RODO i PKE, baza z CEIDG, copy, follow-upy i metryki. Jedno konkretne działanie dziennie, wypis w każdej chwili.

Zapisz się za darmo

Przygotuj pierwszą kampanię bez ręcznej roboty.

OutreachPilot wyszukuje firmy w Google Maps, PKT.pl i CEIDG, AI pisze sekwencję po polsku, a wysyłka z Twojej skrzynki dodaje wypis i zatrzymuje follow-upy po odpowiedzi. Podstawę kontaktu oceniasz sam. Każde konto zaczyna od 14 dni planu Pro bez karty.

Załóż darmowe kontoInne artykuły

Firmy do pierwszej kampanii14 dni Pro bez karty

Znajdź firmy