Stopka mailowa: wzór i zasady dla B2B

Co powinna zawierać stopka mailowa?

• Imię i nazwisko nadawcy. Odbiorca musi wiedzieć, kto do niego pisze. To też wymóg identyfikacji nadawcy informacji handlowej.
• Nazwa firmy i dane rejestrowe. Pełna nazwa, adres siedziby i NIP. W jednoosobowej działalności wystarczy imię, nazwisko i adres prowadzenia działalności.
• Kontakt zwrotny. Telefon lub adres email, pod który odbiorca może odpowiedzieć inną drogą.
• Sposób rezygnacji. Jedno zdanie o tym, jak wypisać się z dalszych wiadomości. W cold mailingu to element dobrej praktyki, który obniża ryzyko zgłoszeń spamu.
• Krótka klauzula informacyjna (opcjonalnie). 2 do 3 zdań z odesłaniem do pełnej polityki prywatności.

Wzór stopki mailowej w HTML

Poniższy kod działa w Gmailu, Outlooku i większości klientów pocztowych, bo opiera się na tabeli i stylach inline. Podmień dane i wklej do ustawień podpisu.

<table cellpadding="0" cellspacing="0" role="presentation"
       style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:13px;
              line-height:1.5;color:#333333;max-width:600px;">
  <tr>
    <td style="padding-bottom:6px;">
      <strong>Jan Kowalski</strong><br />
      Specjalista ds. sprzedaży, Nazwa Firmy Sp. z o.o.
    </td>
  </tr>
  <tr>
    <td style="padding-bottom:6px;">
      tel. +48 600 000 000 &middot;
      <a href="mailto:jan.kowalski@firma.pl" style="color:#2563eb;">
        jan.kowalski@firma.pl
      </a> &middot;
      <a href="https://firma.pl" style="color:#2563eb;">firma.pl</a>
    </td>
  </tr>
  <tr>
    <td style="padding-bottom:6px;color:#666666;font-size:12px;">
      Nazwa Firmy Sp. z o.o., ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa,
      NIP: 0000000000
    </td>
  </tr>
  <tr>
    <td style="color:#888888;font-size:11px;">
      Ta wiadomość zawiera informację handlową. Jeśli nie chcesz
      otrzymywać kolejnych wiadomości, odpisz "wypisz mnie",
      a usuniemy Twój adres z listy.
    </td>
  </tr>
</table>

Jeśli potrzebujesz klauzuli dopasowanej do Twojego przypadku (cold mailing, newsletter, kontakt po zapytaniu), skorzystaj z generatora stopki email albo z generatora klauzuli informacyjnej.

Najczęstsze błędy w stopkach mailowych

• Jeden duży obrazek zamiast tekstu. Programy pocztowe blokują obrazy domyślnie, więc odbiorca widzi pustą ramkę, a filtry spamowe traktują wiadomość gorzej.
• Za dużo linków. Każde ogniwo więcej to dodatkowy sygnał dla filtrów. Trzymaj się 2 do 3 linków.
• Ściana tekstu prawnego. Pełny obowiązek informacyjny lepiej podać linkiem do polityki prywatności niż wklejać do każdej wiadomości.
• Nowoczesny CSS. Flexbox i klasy zewnętrzne rozpadają się w Outlooku. Zostań przy tabelach i stylach inline.

Więcej o roli stopki w kampaniach B2B, w tym o klauzulach i wypisie, znajdziesz w poradniku stopka emailowa w B2B.