Nowe spółki KRS: skąd je wziąć i jak do nich pisać

Listę nowych spółek z KRS pobierzesz za darmo z publicznego API Ministerstwa Sprawiedliwości: Biuletyn podaje numery wpisów z danego dnia, a odpis aktualny datę rejestracji, adres, PKD, kapitał oraz e-mail i www, jeśli spółka je podała. API nie ujawnia nazwisk zarządu, więc piszesz na adres firmowy, nie imienny.

Nowa sp. z o.o., prosta spółka akcyjna, spółka akcyjna albo spółka osobowa wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego ma przed sobą wybór wielu dostawców naraz: księgowości, ubezpieczeń, strony, oprogramowania, biura. Poniżej: skąd wziąć dane (z naszym pomiarem z 1 października 2026), czego w nich brakuje, jak filtrować po PKD 2025 i co napisać. Jednoosobowe działalności z CEIDG opisuje ranking miast, a szerszy kontekst filar o sygnałach zakupowych.

Skąd wziąć listę nowych spółek z KRS?

Z oficjalnego Open API KRS (api-krs.ms.gov.pl), bez klucza i opłat. Dokumentacja jest na prs.ms.gov.pl/krs/openApi, a API uruchomiło Ministerstwo Sprawiedliwości w 2022 roku. Pobieranie ma trzy kroki:

Biuletyn obejmuje też zmiany w starych spółkach, więc sam numer nic nie mówi o nowości. Nie wystarczy też brać numerów wyższych od dotychczasowego maksimum: numery nie rosną ściśle z datą wpisu, a część spółek z numerem z przedziału z 22.09 wpisano dopiero 1.10. Biuletyn bieżącego dnia zapełnia się w ciągu doby (1.10.2026 o 11:19 miał 1 231 unikalnych numerów). Limitu zapytań nie sprawdziliśmy u źródła, więc pobieramy odpisy z odstępem około sekundy.

Ile nowych spółek pojawia się w KRS dziennie?

W Biuletynach z 15-30.09.2026 najwyższy numer KRS rósł o 270-361 na dzień roboczy, średnio o 305 (12 dni roboczych). To górne oszacowanie spółek, bo numery obejmują też fundacje i stowarzyszenia: w losowej próbie 110 wpisów z Biuletynów 22-30.09 (104 w rejestrze przedsiębiorców, 6 w rejestrze fundacji i stowarzyszeń) 97 to spółki handlowe (88%), 11 fundacje, po jednym stowarzyszenie i spółdzielnia.

Biuletyn zwraca w dni robocze od 2,9 do 4,2 tys. unikalnych numerów (nowe i zmienione podmioty razem), a w weekendy 200-330. Dla skali: wg MGBI we wrześniu 2026 w CEIDG, REGON i KRS zarejestrowało się 29 989 podmiotów, w tym 22 589 osób prowadzących działalność i 4 829 sp. z o.o. (odczyt 1.10.2026). Nasz pomiar trwał dwa tygodnie: to rząd wielkości dla września, nie statystyka roczna.

Co zawiera wpis nowej spółki, a czego w nim nie ma?

Odpis aktualny zawiera datę rejestracji, NIP i REGON, formę prawną, adres siedziby z województwem, przedmiot działalności z kodami PKD, kapitał zakładowy sp. z o.o. oraz opcjonalnie adres e-mail i stronę www. Nie zawiera nazwisk ani PESEL zarządu: Open API je maskuje (zostaje inicjał i gwiazdki), a pełne API wymaga decyzji ministra. W sprawdzonych odpisach nie było też pola z telefonem.

Z tego wynika wprost: z KRS nie zbudujesz adresu imie.nazwisko@. Jeśli dostawca bazy obiecuje imię i nazwisko prezesa nowej spółki, pochodzą one z innego źródła (strona firmy, CEIDG dla JDG, płatne API). Zapytaj, z jakiego i na jakiej podstawie. Ścieżki do osoby decyzyjnej opisujemy w osobnym poradniku.

W praktyce, w próbie 104 wpisów z rejestru przedsiębiorców, e-mail miało 27 (26%), a stronę www 9 (9%); margines błędu to rząd 9 pkt proc. Brak www w KRS nie znaczy, że spółka nie ma strony, bo pole jest opcjonalne. Kapitał podały sp. z o.o.: 69 z 91 miało 5 000 zł, czyli ustawowe minimum, a najwyższy wynosił 1,3 mln zł. U prostej spółki akcyjnej kapitał jest w osobnym polu.

Czy adres e-mail z KRS nadaje się do kontaktu?

Jako punkt wyjścia tak, ale nie zakładaj, że to skrzynka decydenta. Rejestr nie wskazuje, czyja ona jest: bywa to adres biura rachunkowego, kancelarii albo ogólny adres firmy. W próbie 11 z 27 adresów (41%) należało do ogólnodostępnych domen pocztowych, jak gmail.com czy wp.pl. Nie myl go z adresem do doręczeń elektronicznych (AE:PL-...), który KRS pokazuje w osobnym polu i który nie jest skrzynką e-mail.

Porównaj domenę z nazwą firmy i stroną www, traktuj adres jak adres rolowy i zweryfikuj przed wysyłką (weryfikator e-mail, jak to działa).

Jak PKD 2025 zmienia filtrowanie nowych spółek?

Nowe wpisy mają kody PKD 2025, starsze spółki wciąż PKD 2007, więc filtr po jednej klasyfikacji gubi część rynku. Okres przejściowy trwa do 31.12.2026 (rozporządzenie Rady Ministrów z 18.12.2024, Dz.U. 2024 poz. 1936), a od 1.01.2027 w rejestrach ma ruszyć automatyczne przeklasyfikowanie według klucza GUS (BIP GUS). Podmioty zaczynające działalność od 1.01.2025 wskazują już PKD 2025 (biznes.gov.pl).

W naszej próbie 104 wpisów kod przeważającej działalności występował wyłącznie w PKD 2025 w 55 przypadkach (53%), a w 49 był wspólny dla obu klasyfikacji; żaden nie był kodem tylko z PKD 2007. Co z tego wynika:

• Filtr 62.01.Z pominie nowe spółki programistyczne wpisane jako 62.10.A lub 62.10.B. Podobnie 41.20.Z odpowiada 41.00.A (klucz przejścia GUS).
• Szukaj w obu systemach naraz; kody sprawdzisz w wyszukiwarce PKD i słowniku PKD.
• Przy kodzie z 2007 podzielonym na kilka (1:n) rejestr po 1.01.2027 przypisze jeden odpowiednik z klucza GUS, więc filtr po nowym kodzie będzie na starych spółkach mniej trafny niż na nowych.

Nowa spółka z KRS czy nowa firma z CEIDG?

To dwa osobne segmenty: spółka ma zarząd i kapitał, a jednoosobowa działalność zwykle jednego właściciela, którego nazwisko jest jawne. Piszesz do nich innymi wiadomościami.

Spółki handlowe prowadzą księgi rachunkowe (ustawa o rachunkowości, art. 2 ust. 1), więc potrzeby mają inne niż JDG. Więcej: słownik KRS, słownik CEIDG, porównanie z bazą nowych firm.

Czego nowa spółka potrzebuje i kiedy?

Zwykle najpierw księgowości, rachunku, ubezpieczeń i biura, potem strony, oprogramowania, rekrutacji i leasingu. Kolumna „okno” to jednak założenie robocze, nie pomiar: nie znaleźliśmy publicznych danych o tym, kiedy nowe spółki wybierają dostawców, a liczby z ofert baz nie mają źródła. Sprawdź je na własnych odpowiedziach. Przykłady są ilustracyjne.

Kiedy napisać do nowej spółki?

Wtedy, gdy dostawca nie jest jeszcze wybrany, czyli zwykle w pierwszych tygodniach po wpisie. To hipoteza, którą zmierzysz: oznacz wiadomości wiekiem spółki w dniu wysyłki (0-7, 8-30, 31-90 dni) i porównaj odpowiedzi.

Termin zmieniają dwie rzeczy. Po pierwsze, część decyzji zapada przed wpisem: opis zakładania sp. z o.o. na biznes.gov.pl wymienia wniesienie wkładów na kapitał wśród etapów przed rejestracją, więc rachunek bywa już wybrany. Po drugie, w Radarze zdarzenie traci wagę z wiekiem (to nasze założenie, nie wynik badania): pełna do 7 dni, niższa po 30 i 60 dniach, a po 120 dniach spółka przestaje mieć „Dlaczego teraz”.

Zamiast „Gratulujemy otwarcia” pisz fakt, źródło i jedno pytanie (przykład ilustracyjny):

Temat: Księgowość dla spółki wpisanej do KRS 29.09.2026

Dzień dobry, w odpisie KRS widzę, że spółka została zarejestrowana 29.09.2026, a przeważająca działalność to programowanie (PKD 62.10.B). Spółka handlowa prowadzi księgi rachunkowe, więc pytam wprost: czy wybór biura jest już zamknięty? [Jedno zdanie o Twojej ofercie.] W stopce: skąd masz dane (KRS) i jak zrezygnować.

Jak segmentować nowe spółki?

Zacznij od PKD, potem zawężaj tym, co spółka wpisuje do rejestru:

• PKD: spółki z próby podawały średnio ponad 6 kodów dodatkowych, więc filtruj po kodzie przeważającym, w obu klasyfikacjach.
• Województwo i miasto: w próbie mazowieckie miało 30 z 104 wpisów (29%), śląskie 14, wielkopolskie 13.
• Forma prawna: sp. z o.o. to 91 z 104 wpisów (88%), poza tym 4 proste spółki akcyjne, spółka komandytowa i jawna.
• Kapitał: wartość powyżej 5 000 zł to jedna z niewielu wskazówek skali, ale nie miara budżetu.
• Kontakt: czy jest e-mail i www, bo od tego zależy, czy zaczniesz od maila, czy od sprawdzenia strony.

Jak zautomatyzować to w OutreachPilot?

Ustawiasz profil w Radarze, a on pokazuje nowe spółki z KRS z linią „Dlaczego teraz” i przygotowuje szkic kampanii. Radar jest w każdym płatnym planie i w trialu; plan Free widzi liczby i trzy zamaskowane przykłady (co nowego, cennik). Nic nie wychodzi bez Twojego zatwierdzenia:

1. W ustawieniach Radaru wybierasz PKD (stare i nowe kody naraz), miasta, województwa i typ sygnału „Nowe spółki (KRS)”.
2. Radar pokazuje spółki z Biuletynu KRS z ostatnich 30 dni. Karta zawiera datę rejestracji, formę prawną, kapitał, link do odpisu oraz czy jest e-mail i www.
3. Przy firmie widzisz „Dlaczego teraz”, np. „Zarejestrowana w KRS 29.09.2026”. Ten sam fakt dostaje AI do pierwszego zdania maila.
4. „Dodaj do bazy” albo „Dodaj i napisz kampanię”: powstaje szkic z sekwencją maili od AI. Nic nie jest wysyłane, kampanię uruchamiasz sam.
5. Opcjonalnie włączasz codzienny szkic (domyślnie wyłączony): Radar dopisuje najnowsze firmy z e-mailem do tygodniowego szkicu, domyślnie do 20 dziennie.
6. Adres przechodzi weryfikację przed pierwszą wiadomością, firmy wykreślone lub zawieszone wypadają z wysyłki, a przy leadzie zapisujemy źródło i datę danych.

Radar nie pokazuje nazwisk zarządu, bo KRS ich nie udostępnia, a my tego nie obchodzimy. Sygnały są też w czacie i narzędziach MCP (MCP w sprzedaży). Chcesz zobaczyć nowe spółki ze swojej branży? Załóż konto i ustaw pierwszy profil.

Czy kontakt z nową spółką wymaga zgody?

Jawność rejestru nie rozstrzyga, czy do kontaktu potrzebna jest zgoda. Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (ustawa z 12.07.2024, Dz.U. 2024 poz. 1221) dotyczy marketingu bezpośredniego z użyciem urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących, a jego zastosowanie do maili B2B bywa interpretowane różnie. Adres z imieniem i nazwiskiem to dane osobowe, a art. 14 RODO opisuje obowiązek informacyjny, gdy dane nie pochodzą od osoby. To materiał informacyjny, nie porada prawna; dla Twojej sytuacji skonsultuj się z prawnikiem. Szczegóły: art. 398 PKE, RODO w cold mailingu.

Najczęstsze pytania

Gdzie znaleźć listę nowych spółek z KRS za darmo?

W Open API KRS: Biuletyn zwraca numery wpisów z danego dnia, a odpis aktualny dane konkretnej spółki. Klucz nie jest potrzebny. Nowe spółki odróżnisz od zmienionych po dacie rejestracji.

Ile nowych spółek powstaje w Polsce dziennie?

W Biuletynach z 15-30.09.2026 najwyższy numer KRS rósł o 270-361 na dzień roboczy (średnio 305), wliczając fundacje i stowarzyszenia. MGBI podaje 4 829 nowych sp. z o.o. we wrześniu 2026. To rząd wielkości, nie statystyka roczna.

Czy z KRS można pobrać imię i nazwisko prezesa?

Nie przez Open API: imiona, nazwiska i PESEL są w nim zanonimizowane. Pełne API wymaga decyzji ministra. Osoby z zarządu ustalisz więc z innych źródeł i sam ocenisz podstawę ich wykorzystania.

Czy adres e-mail z KRS należy do właściciela spółki?

Niekoniecznie. Pole jest opcjonalne i nie wskazuje, czyja to skrzynka; bywa to adres biura rachunkowego, kancelarii albo ogólny adres firmy. W naszej próbie 11 z 27 adresów było na darmowych domenach pocztowych.

Jak szybko nowa spółka pojawia się w Biuletynie KRS?

Tego samego dnia. W próbie 104 wpisów data rejestracji zgadzała się z dniem Biuletynu we wszystkich przypadkach, a Biuletyn bieżącego dnia zapełnia się w ciągu doby.

Co stanie się z kodami PKD po 31 grudnia 2026?

Od 1.01.2027 rejestry mają automatycznie przeklasyfikować kody PKD 2007 na PKD 2025 według klucza GUS. Dla kodów podzielonych na kilka odpowiedników rejestr przypisze jeden z nich. Do tego czasu filtruj po obu klasyfikacjach.

Czy można pisać do nowych spółek bez zgody?

To kwestia interpretacji art. 398 PKE i przepisów o danych osobowych, a stanowiska bywają różne; jawność rejestru jej nie rozstrzyga. To materiał informacyjny, nie porada prawna; skonsultuj swój przypadek z prawnikiem.

Źródła

Stan na 1 października 2026. Liczby z próby i przyrostu numerów to pomiar własny na publicznym API KRS (Biuletyny z 14.09-1.10.2026, 110 losowych odpisów).

• KRS Open API, Portal Rejestrów Sądowych, odczyt 1.10.2026
• Uruchomienie otwartego API KRS, Ministerstwo Sprawiedliwości, 8.03.2022
• KRS online: Full API tylko z decyzją ministra, prawo.pl, 30.09.2025
• PKD 2025, BIP GUS, odczyt 1.10.2026
• Rozporządzenie w sprawie PKD, Dz.U. 2024 poz. 1936, ISAP
• Klucze przejścia PKD 2007-PKD 2025, GUS
• Jak wybrać i zmienić kod PKD, biznes.gov.pl, odczyt 1.10.2026
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, biznes.gov.pl, odczyt 1.10.2026
• Nowe firmy: wrzesień 2026, MGBI, odczyt 1.10.2026
• Hurtownia danych CEIDG, odczyt 1.10.2026