Wzór oferty na wykonanie usługi: szkielet i 2 przykłady

Dalej: czym oferta różni się od oferty handlowej, wyceny i zapytania ofertowego, 12 elementów, wybór modelu ceny, mail z ofertą i co zrobić, gdy klient odpisze ze zmianami. Stan na 7 listopada 2026. Tekst jest ogólny, dla każdej branży usługowej. Ofertę na stronę internetową opisujemy osobno w ofercie wykonania strony internetowej, a ofertę wysyłaną do firm, od pierwszego maila po przypomnienie, w tekście oferta handlowa: wzór i przykładowe maile. OutreachPilot.pl sprzedaje narzędzie do wyszukiwania firm, więc zaznaczamy, gdzie je opisujemy.

Czym różni się oferta cenowa od handlowej i od zapytania ofertowego?

W tekście jednolitym Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 795, stan prawny na 19 maja 2026) nie ma określeń „oferta cenowa”, „oferta handlowa” ani „zapytanie ofertowe” (sprawdzone 7.11.2026). Jest oferta i zaproszenie do zawarcia umowy:

• Art. 66 § 1: „Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.”
• Art. 71: „Ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy.”

Nazwy z życia codziennego bywają używane zamiennie. Blog Fakturowni pisze na przykład, że „oferta cenowa (handlowa)” jest najczęściej rozumiana jako propozycja sprzedaży lub kupna towarów albo usług (odczyt 7.11.2026). Poniższy podział to nasze robocze rozróżnienie, które pomaga dobrać dokument, a nie definicja z przepisów:

Jak zakwalifikować konkretny dokument, oceni prawnik. W praktyce zasada jest prosta: gdy klient napisał zapytanie, odpowiadasz ofertą na jego usługę. Gdy nie pisał, zaczynasz od krótkiej wiadomości, a dokument wysyłasz po odpowiedzi.

Z czego składa się oferta na wykonanie usługi?

Oferta, w której widać, co klient dostaje i czego nie dostaje, łatwiej wytrzymuje porównanie z innymi (to nasza praktyka, nie wynik badania). Dwanaście elementów:

Dane, które powinny zawierać pisma i zamówienia handlowe spółki z o.o. i spółki akcyjnej, wymienia Kodeks spółek handlowych w art. 206 § 1 i art. 374 § 1 (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 18, odczyt 7.11.2026): firmę, siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego i numer w rejestrze, NIP, wysokość kapitału zakładowego (w spółce akcyjnej także wpłaconego) oraz oznaczenie grupy spółek, jeśli spółka do niej należy. Wpisz je raz do stopki maila i nagłówka dokumentu.

Jaki model ceny wybrać: ryczałt, stawka czy abonament?

Podział poniżej to nasza praktyka, nie klasyfikacja z przepisów. W ofercie nazwij model, bo od niego zależy, co klient porówna z innymi ofertami.

Cen rynkowych ani stawek nie podajemy, bo nie mamy źródła, które da się sprawdzić. Kwoty w przykładach poniżej to pola do uzupełnienia.

Jak wygląda wzór oferty na wykonanie usługi do skopiowania?

To szkielet, nie gotowiec. Pola w nawiasach kwadratowych uzupełniasz własnymi danymi, a niepotrzebne linijki usuwasz. Pliku Word ani PDF do pobrania nie przygotowaliśmy: skopiuj tekst do edytora (Word, Dokumenty Google, LibreOffice) i zapisz w wybranym formacie.

OFERTA nr [numer] z dnia [data]
Ważna do: [data]

Dla: [nazwa firmy klienta], [adres], NIP [NIP]
Do rąk: [imię i nazwisko], [stanowisko]
Od: [wykonawca], [adres], NIP [NIP]
[w spółce: sąd rejestrowy, numer KRS, kapitał zakładowy]
Kontakt: [imię i nazwisko], [e-mail]

1. Przedmiot oferty
[Jedno zdanie: jaka usługa, dla kogo, gdzie.]
W odpowiedzi na [zapytanie z dnia / wiadomość z dnia / własną propozycję].

2. Zakres usługi
- [czynność 1]: [ilość albo częstotliwość]
- [czynność 2]: [ilość albo częstotliwość]
Oferta nie obejmuje: [lista]

3. Założenia
Zapewnia klient: [dostęp, materiały, osoba kontaktowa]
Wycena zakłada: [liczba osób / powierzchnia / liczba sztuk]
Jeśli założenia się zmienią, cenę i termin ustalimy ponownie.

4. Termin
Start: [data albo liczba dni od przyjęcia oferty]
Czas trwania albo zakończenie: [liczba dni / data]

5. Cena
Model: [ryczałt / stawka za jednostkę / abonament]
Razem: [kwota] zł netto + VAT [stawka] = [kwota] zł brutto
(albo: [kwota] zł, kwota końcowa, VAT nie jest doliczany)
Koszty dodatkowe: [dojazd, materiały, licencje albo „brak”]

6. Płatność
[zaliczka X% / płatność po wykonaniu / faktura za okres],
przelew w terminie [X] dni od [daty dokumentu]

7. Zmiany zakresu
Prace spoza zakresu wyceniamy osobno, przed ich rozpoczęciem.

8. Jak przyjąć ofertę
Wystarczy odpowiedzieć na maila z tą ofertą [albo odesłać podpisane
zamówienie]. Po przyjęciu prześlemy [umowę / potwierdzenie terminu].
Zmiany w ofercie numerujemy jako kolejne wersje.

Trzy linijki, które w szkielecie łatwo pominąć: „Oferta nie obejmuje”, „Wycena zakłada” i data ważności w nagłówku, a nie w stopce.

Przykład 1: jak wygląda oferta na cykliczne sprzątanie biura?

To przykład wymyślony na potrzeby wzoru: bez prawdziwej firmy, z polami zamiast kwot. Usługa jest cykliczna, więc model ceny to abonament, a w ofercie dochodzą częstotliwość, godziny pracy, zastępstwo i zasady zakończenia współpracy.

PRZYKŁAD (pola do uzupełnienia)

OFERTA nr [numer] z dnia [data], ważna do [data]
Dla: [nazwa firmy], [adres biura], NIP [NIP]
Od: [wykonawca], [adres], NIP [NIP]

1. Przedmiot
Cykliczne sprzątanie biura przy [adres]: [powierzchnia] m2,
[liczba] pomieszczeń.

2. Zakres
- biura i kuchnia: [liczba] razy w tygodniu, w godzinach [od-do]
- toalety i części wspólne: [liczba] razy w tygodniu
- okna: [co ile miesięcy / nie wchodzą w zakres]
- wynoszenie odpadów: [tak / nie]
Oferta nie obejmuje: [np. pranie wykładzin, sprzątanie po remoncie]

3. Założenia
Zapewnia klient: [klucze lub kody, dostęp do wody i prądu,
miejsce na sprzęt]
Środki czystości i sprzęt: [po stronie wykonawcy / klienta]
Wycena zakłada [liczba] stanowisk pracy. Zmiana powierzchni
albo częstotliwości zmienia cenę.

4. Termin i czas współpracy
Start: [data]. Proponowany okres: [okres / czas nieokreślony].
Zasady zakończenia współpracy: [okres wypowiedzenia]. Szczegóły
w umowie.

5. Cena (abonament)
[kwota] zł netto + VAT [stawka] = [kwota] zł brutto miesięcznie
Sprzątanie dodatkowe poza grafikiem: [kwota] zł netto za [jednostkę]

6. Płatność
Faktura na koniec miesiąca, przelew w terminie [X] dni.

7. Zastępstwo i uwagi do jakości
Nieobecność pracownika: [zasada zastępstwa].
Uwagi zgłaszane na [adres e-mail], odpowiedź w ciągu [X] dni roboczych.

Co jest specyficzne dla usługi cyklicznej: częstotliwość i godziny (klient widzi, kiedy ktoś będzie w biurze), cennik prac dodatkowych (żeby nie wyceniać każdej prośby od zera) i zastępstwo. To, jak OutreachPilot pomaga firmom sprzątającym szukać klientów, opisuje strona dla firm sprzątających.

Przykład 2: jak wygląda oferta na jednorazowe szkolenie dla zespołu?

Drugi przykład, również wymyślony i z polami. Usługa jest jednorazowa, więc model to ryczałt, a w ofercie ważne są liczba uczestników, zakres programu, zmiana terminu i rezygnacja.

PRZYKŁAD (pola do uzupełnienia)

OFERTA nr [numer] z dnia [data], ważna do [data]
Dla: [nazwa firmy], NIP [NIP]; do rąk [imię i nazwisko]
Od: [wykonawca], [adres], NIP [NIP]

1. Przedmiot
Szkolenie [temat] dla zespołu [nazwa działu] firmy [nazwa firmy].

2. Zakres
- program: [moduły albo tematy], [liczba] godzin
- forma: [stacjonarnie w siedzibie klienta / online],
  grupa do [liczba] osób
- materiały: [lista], przekazane [w jakiej formie i kiedy]
- po szkoleniu: [np. materiały, odpowiedzi na pytania mailem
  przez X dni]
Oferta nie obejmuje: [np. cateringu, noclegów, certyfikatów]

3. Założenia
Zapewnia klient: [sala, sprzęt, dostęp do internetu]
Cena zakłada do [liczba] uczestników. Każda dodatkowa osoba:
[kwota] zł netto.

4. Termin
Proponowany termin: [data, godziny].
Zmiana terminu przez klienta: [zasada, do kiedy bez kosztów].

5. Cena (ryczałt)
[kwota] zł netto + VAT [stawka] = [kwota] zł brutto
Koszty dodatkowe: [dojazd, noclegi albo „brak”]

6. Płatność
[Zaliczka X% po przyjęciu oferty], reszta po szkoleniu,
przelew w terminie [X] dni.

7. Rezygnacja
Zasady rezygnacji ze szkolenia: [zasada].

Przy ryczałcie największe znaczenie ma założenie, na którym liczysz cenę (tu liczba uczestników). Gdy się zmieni, klient wie z oferty, co dalej, i nie musi negocjować od początku.

Jak wysłać ofertę mailem i co zrobić, gdy klient odpisze ze zmianami?

Dokument zawiera szczegóły, a mail ma sprawić, że klient go otworzy i zrobi jeden krok. Najważniejsze liczby wpisz też w treść maila.

Temat: Oferta na [usługa] dla [nazwa firmy], ważna do [data]

Dzień dobry [Pani / Panie] [imię w wołaczu],

dziękuję za zapytanie z [data]. W załączniku przesyłam ofertę
na [usługa]: [zakres w jednym zdaniu].

Najważniejsze:
- cena: [kwota] zł netto + VAT [stawka], razem [kwota] zł brutto,
- termin: [start i czas trwania],
- oferta ważna do [data].

Jeśli zakres się zgadza, wystarczy odpowiedzieć na tego maila,
a prześlę [umowę / potwierdzenie terminu]. Czy wycena zakłada
właściwą liczbę [osób / pomieszczeń / sztuk]?

Pozdrawiam,
[imię i nazwisko], [firma]
NIP [NIP], [adres]

Pytanie na końcu sprawdza założenie, na którym liczysz cenę, więc klient poprawia je od razu, a nie po akceptacji. Klient może odpisać „tak, ale…”. Kodeks cywilny opisuje taką odpowiedź w dwóch przepisach:

• Art. 68: „Przyjęcie oferty dokonane z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia jej treści poczytuje się za nową ofertę.”
• Art. 68¹ § 1: „W stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. W takim wypadku strony wiąże umowa o treści określonej w ofercie, z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią.”

Paragraf 2 tego artykułu wymienia przypadki, w których § 1 się nie stosuje; jego pełny tekst jest w ISAP. Jak ocenić konkretną odpowiedź klienta, zdecyduje prawnik. W praktyce wysyłaj każdą zmianę jako kolejną wersję oferty z numerem i nową datą ważności, tak jak w ostatniej linijce szkieletu. Ułatwia to ustalenie, która wersja obowiązuje.

Datę ważności wpisz taką, jakiej dotrzymasz. Art. 66 § 2 opisuje ofertę bez oznaczonego terminu odpowiedzi: złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość „przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie; złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia”.

Temat wiadomości omawia tekst jak napisać temat cold maila, przypomnienie po kilku dniach poradnik o follow-upach, a PDF czy link do oferty tekst o ofercie handlowej.

Jakich błędów unikać w ofercie na usługę?

• Cena bez dopisku „netto” albo „brutto” i bez stawki VAT.
• Zakres jednym ogólnikiem zamiast listy czynności i linijki „Oferta nie obejmuje”.
• Cena bez założeń. Gdy klient zmieni liczbę osób albo powierzchnię, nie wiadomo, co się dzieje z kwotą.
• Termin bez punktu startu. „14 dni” od kiedy: od akceptacji, od wpłaty, od dostarczenia materiałów?
• Prace dodatkowe bez zasady wyceny, przez co każda prośba klienta zaczyna wycenę od zera.
• Kilka wariantów bez rekomendacji. Jeśli dajesz wybór, napisz, który polecasz tej firmie i dlaczego.
• Brak daty ważności albo data, której nie zamierzasz dotrzymać.
• Wiele pytań na końcu maila zamiast jednego następnego kroku.
• Ta sama oferta do wszystkich, bez jednego zdania o firmie odbiorcy.

Skąd wziąć firmy, którym wyślesz ofertę usługi?

Oferta odpowiada na zapytanie albo trafia do firmy, którą sam wybrałeś, a wtedy zaczynasz od listy: branża, miasto i powód, dla którego usługa jest dla tej firmy na czasie. Cały proces opisuje przewodnik po pozyskiwaniu klientów B2B, a etap szukania i kwalifikacji firm tekst prospecting B2B.

W OutreachPilot wpisujesz branżę albo kod PKD i miasto, a wyszukiwarka zbiera firmy z Google Maps, PKT.pl, Panoramy Firm, OpenStreetMap i CEIDG, ze źródłem i datą przy każdym leadzie. Adres e-mail firmy aplikacja szuka między innymi na jej stronie www. AI pisze po polsku sekwencję 3 maili, którą wysyłasz z własnej skrzynki (Gmail i Google Workspace z hasłem aplikacji albo polska poczta lub hosting przez SMTP i IMAP), a follow-upy zatrzymują się, gdy odbiorca odpisze. W każdym mailu jest link do wypisu. Ofertę w PDF wysyłasz tym firmom, które odpowiedzą.

Zbuduj listę firm i pierwszą sekwencję. Plan Free obejmuje 50 leadów miesięcznie, a Starter (99 zł miesięcznie, cena końcowa) 400 leadów; szczegóły są w cenniku. Po rejestracji: 14 dni Pro bez karty. Jeśli kampania wysyła, test może potrwać dłużej (aż wyjdzie 300 maili, najdłużej 45 dni od rejestracji). W teście bez karty nic się nie pobiera.

Najczęstsze pytania

Czym różni się oferta cenowa od oferty handlowej?

Kodeks cywilny nie używa żadnego z tych określeń, a część poradników traktuje je zamiennie. W tym tekście przyjmujemy roboczo, że oferta cenowa to propozycja jednej usługi z naciskiem na cenę, a oferta handlowa szerszy dokument o współpracy. Jak zakwalifikować konkretny dokument, oceni prawnik.

Jak długo ważna jest oferta na wykonanie usługi?

Kodeks cywilny nie podaje jednego terminu ważności. Art. 66 § 2 opisuje ofertę, w której oferent nie oznaczył terminu oczekiwania na odpowiedź. Wpisz w ofercie konkretną datę („Oferta ważna do [data]”).

Czy dostanę wzór oferty w Wordzie albo PDF?

Pliku do pobrania nie mamy. Szkielet i dwa przykłady są w tekście: skopiuj je do Worda, Dokumentów Google albo LibreOffice i zapisz w potrzebnym formacie.

Czy w ofercie podać cenę netto czy brutto?

Podaj obie w jednej linijce: „[kwota] zł netto + VAT [stawka] = [kwota] zł brutto”. Jeśli nie doliczasz VAT, napisz to przy cenie, a podstawę zwolnienia i rodzaj dokumentu sprzedaży ustal z księgowym.

Jak wycenić usługę, jeśli nie znam stawek rynkowych?

Stawek rynkowych nie podajemy, bo nie mamy źródła, które można sprawdzić. Zacznij od własnych kosztów i czasu pracy, zapisz założenia, na których liczysz kwotę, a po kilku ofertach porównaj własne wyniki: które ceny klienci przyjęli, a które nie.

Czy mogę wysłać ofertę do firmy, która o nią nie prosiła?

Zasady przesyłania informacji handlowej mailem określa art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, interpretowany różnie, a podstawę kontaktu ocenia nadawca: omówienie przepisu znajdziesz w poradniku o art. 398 PKE.

Jak napisać ofertę po angielsku?

Struktura zostaje ta sama: przedmiot, zakres, założenia, cena z informacją o VAT, termin, ważność i jeden krok. Zwroty i szablon maila po angielsku zebraliśmy w tekście mail po angielsku do klienta.

Podsumowanie

Oferta na wykonanie usługi to zakres z wyłączeniami, założenia, cena z modelem i informacją o VAT, termin z punktem startu, płatność i data ważności. Najwięcej sporów oszczędzają linijki „Oferta nie obejmuje” i „Wycena zakłada”. Szukasz firm, którym warto taką ofertę wysłać? Załóż konto w OutreachPilot i zbuduj listę po branży i mieście.

Źródła

Stan na 7 listopada 2026. Przepisy według tekstów jednolitych pobranych z API ELI Sejmu (te same akty co w ISAP), odczyt 7.11.2026.

• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (ISAP): art. 66 § 1 i 2, art. 68, art. 68¹ § 1, art. 71, odczyt 7.11.2026
• Kodeks spółek handlowych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 18 (ISAP): art. 206 § 1, art. 374 § 1, odczyt 7.11.2026
• Fakturownia: oferta cenowa, co to jest i jak ją przygotować (tekst z 28.07.2022), odczyt 7.11.2026
• OutreachPilot.pl: cennik (public/cennik.md, stan na 1.11.2026), odczyt 7.11.2026