Start z OutreachPilot - od rejestracji do pierwszej kampanii w 20 minut

Ten przewodnik prowadzi Cię od pierwszego logowania do wystartowanej kampanii w realnym czasie 20 do 30 minut. Bez skrótów, bez pomijania konfiguracji DNS, bez magicznego AI, które „samo coś zrobi”. Każdy krok ma jasny cel i widoczny rezultat w platformie.

Checklista przed startem

Zanim klikniesz pierwszy guzik, upewnij się że masz:

• Domenę firmową z dostępem do panelu DNS (OVH, home.pl, Cloudflare lub równoważny). Jeśli jeszcze nie masz domeny, kup ją zanim zaczniesz - cold mailing z gmaila prawie zawsze ląduje w spamie.
• Skrzynkę email na tej domenie (np. kontakt@twojafirma.pl). Najlepiej Google Workspace, Microsoft 365 lub poczta hostingowa z obsługą SMTP/IMAP.
• Zarejestrowaną działalność gospodarczą (JDG, sp. z o.o., lub inna). Cold mailing B2B opiera się na uzasadnionym interesie administratora (RODO art. 6.1.f) - bez statusu przedsiębiorcy ten mechanizm się nie obroni. Szczegóły: Czy cold mail do JDG jest legalny?
• Jasno spisaną ofertęw jednym zdaniu. Np. „Buduję strony WWW dla małych usługodawców w Krakowie za 2500 do 5000 zł”. Bez tego AI nie wygeneruje sensownych maili, a Ty nie wybierzesz dobrych leadów.
• 15 do 30 minut bez przerwań na pierwszy setup. Reszta (analiza wyników, optymalizacja) idzie w tle.

1. Rejestracja i logowanie

Wejdź na outreachpilot.pl/rejestracja. Podaj email służbowy (najlepiej ten, z którego potem będziesz wysyłać kampanie), ustaw hasło, kliknij „Załóż konto”. Otrzymasz mail aktywacyjny (sprawdź też folder Spam - przed konfiguracją DNS zdarza się, że tam ląduje).

Po kliknięciu linka aktywacyjnego zostaniesz przekierowany na onboarding. Plan Free aktywuje się automatycznie - bez podawania karty.

2. Onboarding - profil firmy

Onboarding zbiera dane, których AI używa do generowania maili i scoringu leadów. Im konkretniej tu wypełnisz, tym lepsze będą późniejsze wiadomości.

Co podać

• Nazwa firmy - tak jak ma się pojawiać w stopce maila i podpisie.
• Branża- np. „agencja stron WWW”, „marketing B2B”, „księgowość dla startupów”. Jedna konkretna fraza, nie ogólne „IT”.
• Opis tego, co robisz(USP) - 1 do 2 zdań. Np. „Buduję jednostronicowe landing pages za 2 do 4 tysięcy złotych dla freelancerów i mikrofirm w branży usługowej. Termin realizacji 2 tygodnie, copy w cenie”. To wchodzi do promptu AI - im konkretniej, tym lepiej.
• NIP - potrzebny do automatycznego generowania rachunków (faktur za płatne plany).

3. Podpięcie konta email

Bez konta email nie wyślesz żadnej kampanii. Wejdź w „Konta email” w lewym menu i kliknij „Dodaj konto”.

Opcja A: Gmail / Google Workspace (rekomendowane)

Kliknij przycisk „Połącz przez Gmail”. Zostaniesz przekierowany do okna logowania Google, autoryzujesz dostęp (OutreachPilot prosi tylko o uprawnienia do wysyłki i czytania maili przez ten adres), i wracasz do panelu. Konto jest gotowe. Bez ustawiania App Password, bez kombinowania z portami.

Opcja B: Outlook / Microsoft 365

Analogicznie - przycisk „Połącz przez Outlook”, autoryzacja przez Microsoft, gotowe.

Opcja C: Konfiguracja manualna SMTP/IMAP

Dla skrzynek hostingowych (home.pl, OVH, nazwa.pl, własny serwer pocztowy). Potrzebujesz: serwer SMTP, port, login, hasło SMTP, oraz analogicznie IMAP (do wykrywania odpowiedzi). Dane znajdziesz w panelu hostingu.

4. Konfiguracja DNS (SPF, DKIM, DMARC)

To jest najbardziej krytyczny krok. Bez tych trzech rekordów Twoje maile będą systematycznie lądować w spamie - i to coraz częściej, bo Gmail i Yahoo od lutego 2024 roku wymagają wszystkich trzech dla każdego nadawcy zewnętrznego.

W panelu konta email w OutreachPilot masz przycisk „Sprawdź DNS”. Pokaże Ci status każdego rekordu. Brak SPF blokuje uruchomienie kampanii. Brak DKIM lub DMARC pokazuje ostrzeżenie z możliwością wystartowania mimo to (na własną odpowiedzialność).

Co konkretnie dodać

Pełna instrukcja z przykładami dla OVH, home.pl i Cloudflare jest w osobnym artykule: SPF, DKIM, DMARC krok po kroku. W skrócie - trzy rekordy TXT w panelu DNS Twojej domeny:

SPF (Typ: TXT, Nazwa: @)
v=spf1 include:_spf.google.com ~all

DMARC (Typ: TXT, Nazwa: _dmarc)
v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@twojafirma.pl

DKIM - osobny rekord generowany przez Twojego dostawcę poczty
(Google Workspace generuje go w Apps -> Gmail -> Authenticate email)

Po dodaniu poczekaj 1 do 4 godzin na propagację, potem wróć do OutreachPilot i kliknij „Sprawdź DNS” ponownie. Wszystkie trzy mają być zielone.

5. Znalezienie pierwszych leadów

Wejdź w „Leady” w lewym menu, zakładka „Wyszukiwarka”. Masz cztery sposoby pozyskiwania leadów - każdy z innym przypadkiem użycia.

Wyszukiwarka CEIDG (główne źródło)

1. Wpisz miasto (np. „Kraków”) i branżę (np. „hydraulik” albo PKD).
2. Włącz filtr „Tylko firmy bez strony WWW” - jeśli sprzedajesz strony, social media albo SEO. To kluczowy filtr dla web designerów.
3. Opcjonalnie zawęź po dacie założenia firmy (np. „ostatnie 12 miesięcy” - młode firmy bez ustabilizowanej obsługi marketingowej).
4. Kliknij „Szukaj”. Po 5 do 30 sekundach widzisz listę.
5. Zaznacz interesujące Cię wpisy i kliknij „Dodaj do bazy”.

Google Maps

Te same filtry, ale po wizytówkach Google. Daje firmy lokalne (fryzjer, warsztat, restauracja), które niekoniecznie są w CEIDG (np. spółki z o.o.).

Mass-scrape (hurtowo)

Jeśli chcesz uruchomić wyszukiwanie dla 10 lub 20 zapytań naraz (np. „hydraulik” w 15 miastach), użyj zakładki „Hurtowo”. Job leci w tle, możesz monitorować postęp i anulować w trakcie.

Import CSV (własna baza)

Masz już listę kontaktów z innego narzędzia (Apollo, eksport z LinkedIn Sales Navigator, ręcznie zebrana baza)? Wgraj plik CSV w „Leady” przyciskiem „Import CSV”. Import nie zużywa miesięcznego limitu - jest nieograniczony na każdym planie.

6. Szablon wiadomości

Wejdź w „Szablony” w lewym menu, kliknij „Nowy szablon”. Tu zdefiniujesz treść maila, który pójdzie do wszystkich leadów w kampanii (z podstawioną personalizacją per lead).

Trzy tryby personalizacji

1. Twój szablon ze zmiennymi (zero AI) - piszesz całą treść, wstawiasz placeholdery typu {firstName}, {companyName}, {city}. System podstawia dane per lead. Zero kosztów AI, pełna kontrola nad tonem.
2. Szablon plus jedna linijka AI per lead - tak samo jak wyżej, ale dorzucasz placeholder {aiHook}. AI generuje jedną personalizowaną linijkę dla każdego leada (np. nawiązanie do ich branży albo problemu). Reszta = Twoje słowa. Najlepszy balans między personalizacją a kontrolą. Wymaga planu Pro lub Business.
3. AI generuje całość- klikasz „Wygeneruj AI” w kreatorze, AI pisze pełną wiadomość na podstawie danych o leadzie i Twojej ofercie z onboardingu. Możesz potem edytować ręcznie. Wymaga planu Pro lub Business.

Szablon przykładowy (dla web designera)

Temat: {firstName}, jeden pomysł na stronę dla {companyName}

Cześć {firstName},

Widzę że {companyName} działa w {city} ale nie ma jeszcze
swojej strony WWW. {aiHook}

Buduję jednostronicowe strony specjalnie dla małych firm
usługowych - termin 2 tygodnie, cena 2500 do 4000 zł, copy
w cenie. Strona zwraca się zwykle po 2 do 3 nowych klientach.

Mogę przesłać Ci link do 3 stron z Twojej branży, które
ostatnio robiłem - chcesz?

Pozdrawiam,
[Twoje imię]

7. Test wysyłki na własny adres

Zanim wyślesz do realnych firm, przetestuj wysyłkę na swój inny adres email (np. prywatny Gmail). Sprawdzisz: czy mail dochodzi, do której zakładki (Inbox vs Promocje vs Spam), jak wygląda renderowanie, czy stopka się dokleja.

1. W szablonie kliknij „Wyślij testowo” i podaj swój prywatny adres.
2. Sprawdź mail w Gmail/Outlook. Otwórz, kliknij wszystkie linki (też link unsubscribe - przejdzie na stronę rezygnacji).
3. Jeśli mail trafił do Spamu, NIE wysyłaj kampanii. Wróć do kroku 4 i popraw DNS. Najczęściej winowajca to brak DKIM albo zbyt agresywna polityka DMARC.
4. Jeśli mail jest w głównej skrzynce - czysty, gotów do wysyłki.

8. Stworzenie i start kampanii

Wejdź w „Kampanie” w lewym menu, kliknij „Nowa kampania”. Kreator prowadzi Cię przez 4 kroki.

Krok 1: Nazwa i konto email

Nadaj kampanii jasną nazwę (np. „Hydraulicy Kraków bez WWW - maj 2026”). Wybierz konto email z listy podpiętych w kroku 3.

Krok 2: Wybór leadów

Filtruj leady po mieście, branży, źródle, statusie. Dla pierwszej kampanii zacznij ostrożnie - 30 do 50 leadów. Pozwoli Ci to zweryfikować wyniki bez spalenia listy. Kliknij „Dodaj do kampanii”.

Krok 3: Sekwencja wiadomości

Tu wybierasz szablon stworzony w kroku 6 albo piszesz/generujesz na żywo. Sekwencja może mieć 1 do 5 wiadomości. Rekomendowana minimalna sekwencja:

1. Mail 1 (dzień 0)- wprowadzenie, co oferujesz, dlaczego akurat im, jedno proste pytanie na koniec („chcesz, żebym wysłał link?”).
2. Mail 2 (dzień +3)- krótszy follow-up, „wiem że jesteś zajęty, dorzucam link do przykładu”.
3. Mail 3 (dzień +7)- breakup, „jeśli to nie jest Twoja sprawa, daj znać i przestanę pisać”. Często ten mail ma najwyższy reply rate.

Pełna teoria sekwencji: Follow-up: ile, kiedy, jak.

Krok 4: Przegląd i start

System pokazuje Ci preview KAŻDEGO maila do KAŻDEGO leada (z już podstawioną personalizacją). Możesz przejrzeć listę 50 wiadomości, wyrzucić nieudane, ręcznie poprawić co chcesz. Dopiero po Twoim „Wystartuj” kampania rusza.

Przed startem system blokuje uruchomienie jeśli: brak SPF dla domeny nadawcy, przekroczony dzienny limit wysyłki, lead już dostał mail z innej kampanii w ciągu 30 dni (anti-spam wewnętrzny).

9. Co dzieje się po starcie

Klikasz „Wystartuj” i system przejmuje robotę.

• Rozłożenie wysyłki w czasie - maile nie idą wszystkie naraz (to spaliłoby reputację domeny). System rozkłada je na Twoje godziny pracy (domyślnie 9 do 17, pn-pt) z losowym jitterem. 30 maili rozjedzie się przez 4 do 6 godzin.
• Tracking otwarć i kliknięć - widzisz na dashboardzie kto otworzył (i ile razy), kto kliknął link.
• IMAP reply detection co 10 minut - system co 10 minut sprawdza Twoją skrzynkę. Jeśli ktoś odpowiedział, sekwencja zostaje natychmiast zatrzymana dla tego leada (auto-cancel). Nie zalewasz zainteresowanego dalszymi follow-upami.
• Auto-cancel po hard bounce- jeśli serwer odbiorcy zwróci twardy bounce (nieistniejący adres), lead trafia do statusu „odrzucony” i system blokuje wysyłkę kolejnych maili (chroni Twoją domenę przed spaleniem reputacji).
• Auto-cancel po unsubscribe - klik w link rezygnacji natychmiast zatrzymuje całą sekwencję.

Gdzie sprawdzać wyniki

• Dashboard - bieżący stan wszystkich kampanii, otwarcia i odpowiedzi z dzisiaj.
• Inbox - skrzynka z odpowiedziami od leadów (bez zaśmiecania Twojego głównego Gmaila).
• Analityka - długoterminowe trendy (open rate per kampania, best performing subject lines, godziny z najwyższym reply rate).

Co dalej i typowe błędy

Pierwsze 48 godzin

• Sprawdź dashboard rano i wieczorem. Open rate poniżej 30% = problem z deliverability (DNS, reputacja domeny). Open rate 40-60% = w porządku.
• Pierwsza odpowiedź zwykle przychodzi w ciągu 4 do 24 godzin po wysyłce mail 1.
• Reply rate poniżej 1% po wysłaniu mail 1 = za słaba lista albo za generic szablon. Nie wysyłaj follow-upów, popraw treść i puść drugą kampanię na innej liście leadów.

Typowe błędy początkujących

• Wysyłka 200+ maili pierwszego dnia z nowej domeny - 99% spalenie reputacji. Zacznij od 30 do 50 dziennie i podnoś o 20% tygodniowo.
• Generic szablon „jednakowo dla wszystkich” - jeśli Twój mail mógłby pójść do każdego, idzie do nikogo. Konkretna oferta dla konkretnego segmentu (web designer pisze do firm bez WWW, nie do wszystkich).
• Pisanie wieczorem albo w weekendy - B2B otwierane wt-czw, 9 do 12 oraz 14 do 16. Wysyłka w piątek 17:00 = open rate o połowę niższy.
• Brak follow-upów - 80% odpowiedzi na cold maile pochodzi z maili 2 i 3, nie z pierwszego. Pojedynczy mail to strata listy.
• Argumentowanie ceną w pierwszym mailu - cena tylko jeśli jest realnie dramatycznie niższa od konkurencji. Inaczej pisz o problemie, nie o produkcie.

Najczęstsze pytania