Jak używać OutreachPilot: kompletny przewodnik od rejestracji do pierwszej kampanii

TL;DR: czym jest OutreachPilot

OutreachPilot to polska platforma do automatyzacji cold outreachu B2B, która łączy trzy rzeczy w jednym narzędziu: scraper firm na żywo (Google Maps + CEIDG), kreator kampanii z AI personalizacją per-lead oraz silnik wysyłki z auto-stopem po odpowiedzi i sprzeciwie. Działa po polsku, rozlicza w PLN i automatycznie dokleja klauzulę informacyjną oraz link wypisu.

Dla kogo

Agencje stron WWW i marketingowe, freelancerzy, software house'y, B2B sales w MŚP, zespoły SDR celujące w polski rynek lokalny. Wszędzie, gdzie liczy się świeżość lokalnych leadów i polski kontekst językowo-prawny.

Co dostajesz na start

14 dni planu Pro bez karty kredytowej: do 1000 leadów, pełna wyszukiwarka, Autodiscovery skrzynki, kreator kampanii z AI i wysyłka z Twojej skrzynki. Po trialu plan Free za 0 zł (50 leadów miesięcznie, 10 wiadomości łącznie).

Czas od rejestracji do gotowej kampanii

20 minut przy domenie gotowej do wysyłki (skonfigurowane SPF/DKIM/DMARC). 60 sekund na Autodiscovery skrzynki, 30 sekund na pierwsze 50 leadów, kilkanaście minut na sekwencję AI i podgląd treści.

Stack technologiczny pod maską

Next.js 16 + Supabase + AI per-lead na bazie publicznych profili firm. Real-time scraping Google Maps Business Profile API + CEIDG, walidacja DNS (SPF/DKIM/DMARC/MX) wbudowana w panel skrzynki, design system „Trust Blue” zorientowany na czytelność danych i decyzji.

1. Konfiguracja konta: magia Autodiscovery

Pierwszy krok po rejestracji to podpięcie skrzynki, z której pójdą maile. OutreachPilot eliminuje typowy tarcie ręcznej konfiguracji IMAP/SMTP poprzez Autodiscovery: wpisujesz adres email i hasło aplikacji, a system sam wykrywa serwery, porty i protokoły dla głównych dostawców (Gmail, Outlook, home.pl, OVH, nazwa.pl, Mailo).

Jak działa Autodiscovery krok po kroku

Co sprawdza Health Check

SPF (Sender Policy Framework)

Mechanizm autoryzujący, które serwery mogą wysyłać maile z Twojej domeny. Bez poprawnego SPF Gmail i Outlook traktują wiadomości jak podejrzane. System podpowiada gotowy rekord typu v=spf1 include:_spf.google.com ~all dostosowany do Twojego dostawcy.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Kryptograficzny podpis wiadomości potwierdzający, że treść nie została zmieniona po drodze. OutreachPilot pokazuje selektor i klucz publiczny do skopiowania do panelu DNS.

DMARC

Polityka mówiąca odbiorcom, co robić z mailami, które nie przejdą SPF/DKIM. Minimalna konfiguracja na start: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:.... Pełny przewodnik: SPF, DKIM, DMARC krok po kroku.

Reputacja domeny

Sprawdzamy wiek domeny w rejestrze domen (RDAP), obecność na publicznych listach blokad (Spamhaus, Barracuda), poprawność MX i jakość poprzednich wysyłek z tej domeny. Z domeny młodszej niż 30 dni nowa skrzynka wysyła do 30 maili dziennie.

2. Pozyskiwanie leadów: scraper na żywo

Wyszukiwarka OutreachPilot pracuje na publicznych źródłach: Google Maps Business Profile (firmy z wizytówkami w mapie), katalogu PKT.pl, OpenStreetMap oraz rejestrach CEIDG (ponad 2,6 mln aktywnych wpisów) i KRS. Każde zapytanie wykonujemy na żywo w momencie wyszukania. Nie korzystamy z agregowanej bazy aktualizowanej cyklicznie.

Anatomia zapytania

W panelu Leady → Wyszukaj definiujesz trzy podstawowe wymiary:

Branża

Słownik branżowy zsynchronizowany z kategoriami Google Maps i kodami PKD. Np. „hydraulik”, „mechanik samochodowy”, „kancelaria radcowska”, „agencja marketingowa”. Można łączyć wiele branż w jednym wyszukaniu.

Lokalizacja

Miasto, województwo lub promień wokół punktu. Obsługujemy wszystkie polskie miejscowości z Google Maps. Dla zapytań typu „mechanik Warszawa” system łączy wyniki z Map i CEIDG, deduplikując po NIP-ie i nazwie firmy.

Filtry zaawansowane

„Tylko firmy bez strony WWW”, „aktywne na Google Maps w ostatnich 6 miesiącach”, „posiada/nie posiada numeru telefonu”, „założone po dacie X”, „forma prawna” (JDG vs spółka). Filtry kombinuje się logiką AND.

Co wraca z wyszukiwania

Każdy rekord leadu zawiera: nazwę firmy, NIP/REGON (jeśli publiczne), adres, telefon (jeśli publiczny), kategorię branżową, status strony WWW, geolokalizację, link do profilu w Google Maps i link do wpisu w CEIDG. Nie każdy wpis ma wszystkie pola: zakres zależy od tego, co firma podała w rejestrze lub na wizytówce. Po wyszukaniu system sprawdza też strony znalezionych firm (brak strony, brak HTTPS, brak wersji mobilnej, przestarzały lub wolny serwis) i pokazuje wynik przy leadzie, a AI może użyć tych obserwacji w kampanii. Wynik audytu może pojawić się z opóźnieniem.

Walidacja deliverability po stronie leada

Zanim lead trafi do kampanii, kontakt jest weryfikowany: sprawdzamy syntax adresu, rekord MX domeny odbiorcy, obecność na publicznych blacklistach, podejrzane wzorce (catch-all, role-based jak biuro@, kontakt@) i historię bounce'ów na całej platformie. Każdy lead dostaje scoring 1-5, od „green / wysyłaj bez obaw” do „red / pomijamy domyślnie”.

3. Kreator kampanii i AI Autopilot

Po zebraniu listy leadów wchodzisz w Kampanie → Nowa kampania. Kreator prowadzi przez cztery sekcje: cel, sekwencja, treść, harmonogram. Każda decyzja ma sensowny default, więc możesz w 3 minutach wystartować w trybie ekspresowym.

Tryby AI personalizacji

Tryb 1: Szablon ze zmiennymi

Klasyczny mail merge: piszesz szablon ze zmiennymi typu {{firma}}, {{miasto}}, {{branza}}. AI nie generuje nic: pełna kontrola, predykcyjny output, najszybsze wysyłki. Polecane dla wąskich, jednorodnych kampanii.

Tryb 2: Szablon + AI hook

Piszesz szablon, a AI dorzuca jedno spersonalizowane zdanie otwierające per-lead, na bazie publicznego profilu firmy (Google Maps, CEIDG, opcjonalnie strona WWW). Optymalny stosunek personalizacji do kontroli. Działa najlepiej dla list 50-500 leadów.

Tryb 3: Pełna AI personalizacja per-lead

AI Autopilot pisze całą wiadomość od zera per-lead, w oparciu o publiczny kontekst firmy + Twoje wytyczne (ton, długość, oferta, CTA). Każdy mail jest unikalny. Tryb dla operatorów, którym zależy na maksymalnej reply rate i którzy mają policzony LTV klienta.

Sekwencja follow-upów

Domyślnie kreator proponuje sekwencję 3-mailową: pierwszy mail + dwa follow-upy w odstępach 3 i 5 dni roboczych. Każdy follow-up ma własne treści, temat i (w trybie AI) własny kąt narracyjny (np. case study, social proof, last call). Pełna konfiguracja: liczba kroków (1-5), odstępy, godziny wysyłki, dni tygodnia.

Stopka i wypis

Każdy mail z OutreachPilot ma automatycznie wstrzykiwaną stopkę z danymi nadawcy i linkiem wypisu (jednoklikowy, bez logowania). W pierwszym mailu możesz dodać blok informacyjny z art. 14 RODO. Ocena podstawy kontaktu należy do Ciebie. Pełny wzór: Stopka cold maila B2B: co MUSI zawierać.

4. Dashboard i analiza wyników

Po wysyłce wszystko trafia do Dashboardu, głównego ekranu w designie Trust Blue, zoptymalizowanym pod czytelność liczb i szybkie decyzje. Pięć kluczowych metryk widzisz natychmiast po wejściu:

Open Rate

Procent maili, które zostały otwarte. Wskaźnik zawyżany przez Apple Mail Privacy Protection i skanery antyspamowe, więc traktuj go poglądowo; nagły spadek do zera może oznaczać problem z deliverability (sprawdź Health Check skrzynki).

Reply Rate

Procent maili, na które odbiorca odpisał. Typowo ok. 0,5% wysłanych maili (Belkins 2025: 0,45%), a 1-2% to bardzo dobry wynik. Każda odpowiedź automatycznie wstrzymuje sekwencję dla danego leada.

Bounce Rate

Procent wiadomości, które nie dotarły. Powyżej 5% to krytyczny sygnał. System auto-pauzuje kampanię przy 8% i pokazuje listę kontaktów do oczyszczenia. Najczęstsza przyczyna: stara, nieoczyszczana baza.

Spam Complaints

Liczba zgłoszeń „to jest spam” na koncie. Każde zgłoszenie kosztuje reputację domeny. Przy >0,3% system wyłącza kampanię i wymaga manualnej akcji. To rzadkie, ale priorytetowe.

Unsubscribe Rate

Procent rezygnacji. Zdrowy zakres 0,5-2%. Wyższy oznacza zbyt agresywne targetowanie lub niedopasowanie oferty do listy. Czas wrócić do segmentacji leadów.

Inbox i hot leads

Odpowiedzi trafiają do Inbox w aplikacji, z klasyfikatorem AI, który oznacza je jako positive, question, not now, not interested, out of office. Pozytywne odpowiedzi (positive + question) lądują dodatkowo w widoku Hot leads na Dashboardzie, gotowe do follow-upu z Twojej strony.

5. Anti-spam best practices

Cold mailing przestaje działać w jednej z dwóch sytuacji: spaliłeś domenę (wpadłeś na blacklisty) lub spaliłeś listę (wysłałeś do śmieciowej bazy i nazbierałeś bounce'ów). Obie sytuacje są w pełni zapobiegalne. Trzy zasady, które OutreachPilot egzekwuje za Ciebie:

1. Stopniowy start nowej skrzynki

Świeżo zarejestrowana domena i nowa skrzynka nie mają historii, więc Gmail i Outlook traktują je z rezerwą. Dlatego wolumen rośnie stopniowo: od 5 maili pierwszego dnia, o 1-2 dziennie, do 30 w ciągu 28 dni. OutreachPilot robi to sam dla każdej nowej skrzynki i pilnuje tego przy wysyłce. Nowe skrzynki nie biorą udziału w wymianie maili; najlepszy start to wiadomości do osób, które odpiszą.

2. Limity per skrzynka i per domena

• Od 5 do 30 maili dziennie przez pierwsze 28 dni nowej skrzynki (rampa).
• 30-50 maili dziennie po rampie dla pojedynczej skrzynki.
• Zalecany sufit 60 maili dziennie na skrzynkę i 100-120 na domenę. Powyżej ryzyko spadku reputacji rośnie szybciej niż wolumen.
• Skalowanie przez look-alike domeny (np. twojafirma.com, twojafirma-pl.pl), każda z osobno skonfigurowanym SPF/DKIM/DMARC. System rozkłada wysyłkę równolegle.

3. Jakość listy

Lepiej wysłać 50 maili do dobrze dopasowanej listy niż 500 do przypadkowych firm. OutreachPilot pomaga jakością scoringu leadów (1-5) i filtrem „pomijaj catch-all/role-based”. Reguła kciuka: jeśli średni scoring listy jest poniżej 3.5, wróć do filtrów i zawęź ICP.

FAQ: najczęstsze pytania operacyjne

1. Co dokładnie dostaję po założeniu darmowego konta?

   Każde nowe konto dostaje automatycznie 14 dni planu Pro bez karty: do 1000 leadów z wyszukiwarki (Google Maps, PKT.pl, CEIDG), AI piszące kampanie po polsku, wysyłkę z Twojej skrzynki (do 300 maili dziennie), wykrywanie odpowiedzi i 100 kredytów AI. Po trialu konto przechodzi na plan Free za 0 zł: 50 leadów miesięcznie i 10 wiadomości łącznie. Eksport CSV i wyższe limity wymagają płatnego planu od 99 zł/mies.

2. Czym jest Autodiscovery i jak długo trwa podpięcie skrzynki?

   Autodiscovery to automatyczna konfiguracja IMAP i SMTP w 60 sekund. Wpisujesz adres email i hasło aplikacji, a system wykrywa serwery (Gmail, Outlook, home.pl, OVH, nazwa.pl i innych głównych dostawców), waliduje połączenie i podpina skrzynkę bez ręcznego ustawiania portów. Jeśli dostawca nie jest na liście, możesz przejść w tryb manualny.

3. Skąd OutreachPilot bierze dane firm?

   Z publicznych źródeł, w czasie rzeczywistym: Google Maps Business Profile (lokalne firmy z wizytówkami), katalog PKT.pl, OpenStreetMap oraz rejestry CEIDG (ponad 2,6 mln aktywnych wpisów) i KRS. Adresy e-mail odczytujemy ze stron firm i sprawdzamy na serwerze pocztowym, zanim trafią do Twojej listy. Każde wyszukanie wykonywane jest na żywo, więc rekord trafia do listy w stanie, w jakim widnieje publicznie w momencie zapytania.

4. Czy AI pisze maile samodzielnie czy tylko podpowiada?

   OutreachPilot oferuje trzy tryby: 1) twój szablon ze zmiennymi (zero AI), 2) twój szablon plus jeden „hook” generowany przez AI per lead, 3) pełna AI personalizacja per-lead, w której każdy mail powstaje na bazie publicznego profilu firmy w czasie rzeczywistym. Wybierasz poziom kontroli w kreatorze kampanii.

5. Jak weryfikujecie deliverability skrzynki?

   Po podpięciu skrzynki uruchamiamy automatyczny health check: walidacja SPF, DKIM, DMARC, MX, sprawdzenie reputacji domeny i konfiguracji rekordów DNS. Wynik widzisz w panelu Konta email. Kampania nie wystartuje, jeśli krytyczne rekordy są źle ustawione. Zamiast tego pokazujemy listę poprawek z gotowymi wartościami DNS do skopiowania.

6. Co dzieje się, gdy odbiorca odpowie albo zrezygnuje?

   Auto-stop. Sekwencja follow-upów jest natychmiast zatrzymywana dla danego leada, niezależnie od tego, czy odpowiedział, oznaczył wiadomość jako spam, kliknął unsubscribe w stopce, czy odbiło się bounce. Decyzja zapada po stronie systemu w czasie rzeczywistym, bez ręcznej interwencji.

7. Jakie limity wysyłki obowiązują domyślnie?

   Konserwatywne, oparte o praktyki deliverability w cold mailingu B2B: nowa skrzynka zaczyna od 5 maili dziennie, a limit rośnie o 1-2 dziennie do 30 w 28 dni (przy domenie młodszej niż 30 dni do 30 dziennie). Potem zalecamy do 60 maili dziennie z jednej skrzynki i 100-120 z jednej domeny. Większy wolumen uzyskasz, dodając kolejne skrzynki i domeny. Własne limity ustawisz w Ustawieniach, a system ostrzega, gdy skrzynka albo domena przekracza zalecenia.

8. Co OutreachPilot robi w sprawie RODO i wypisów?

   Narzędzie nie ocenia, czy Twoja kampania ma podstawę prawną: to decyzja nadawcy, który jest administratorem danych odbiorców (art. 6 RODO, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). OutreachPilot daje funkcje, które pomagają wypełnić obowiązki: opcjonalny blok informacyjny z art. 14 RODO w pierwszym mailu (źródło danych i link sprzeciwu), link wypisu w wiadomościach, wspólną listę wykluczeń (wypis działa na wszystkich kontach), zatrzymanie sekwencji po odpowiedzi lub wypisie oraz rejestr pochodzenia danych: przy każdym leadzie zapisujemy adres źródła i datę pozyskania. Dokumenty: polityka prywatności i umowa powierzenia (outreachpilot.pl/dpa). Przewodnik prawny: outreachpilot.pl/poradnik/cold-mailing-b2b-legalnie.